Intro: Am participat la Internetics cu Portalul şi probabil că aş fi câştigat ceva… pentru ca m-au chemat la gala de premiere… dar neputând plăti cei 178 de lei pentru participare am renuntat. M-am gândit să prezint totuşi celor interesaţi ce aş fi vrut să spun acolo [:)]

 

Motto: "În spatele acestui corp stă o idee, iar ideile nu mor."  (V for Vendetta)

 

Aproape la orice discuţie, pe holuri, prin cabinete, secretariate,  în şedinţe şi în catedre se aude cuvântul portal, cu referire clară la sistemul de Intranet al FEAA.

Omniprezenţa sa a devenit atât de banală încât la orice întrebare se răspunde cu „Găseşti pe Portal”, cu toate că o serie de studii comportamentale au demonstrat că doar maxim 10% din numărul de utilizatori cunosc adresa exactă a acestuia. Ne ajută în schimb, Google, Live sau Yahoo. Majoritatea utilizatorilor de PC-uri au ca pagină implicită în browser un anumit motor de căutare. Modul lor de accesare a Portalului este aceea de a scrie în caseta de căutare sintagma Portal FEAA , iar motorul de căutare oferă pe prima poziţie legătura directă către acesta.

Din păcate traficul direct nu este chiar atât de optimist, el datorându-se în primul rând faptului că sistemele de calcul ale instituţiei au ca şi fundal pagina de Intranet, pointând în acest fel către Portal fără ca utilizatorii să cunoască adresa acestuia.

Mai surprinzător de atât este faptul că, datorită numărului de interogări în motoarele de căutare a crescut cotaţia sintagmei în cadrul acestora, site-urile de phishing, în mare parte din România, adoptând-o drept cuvânt cheie în descrierea paginilor lor. În acest sens Portal FEAA a ajuns cuvânt cheie în astfel de site-uri înaintea cuvintelor consacrate: poze fotomodele, manele, sex, free movie etc.

Mult mai puţin sunt cei care cunosc istoria şi tehnologiile care stau în spatele unei implementări, care a fost catalogată în 2005, în mod neoficial, ca una din cele mai bune implementări de SharePoint din sud-estul Europei.

Prezenta versiune a Portalului FEAA a venit din dorinţa unor profesori de a comunica materiale în format electronic studenţilor de la disciplinele dumnealor eliminând în acest fel comunicaţia prin sisteme de e-mail sau tipărirea la imprimante sau fotocopierea documentelor.

Primele forme de Intranet , cu aspecte hilare astazi, au apărut prin anii 2002, şi constau într-o singură pagină Web în care se făceau legături către fişiere stocate pe un server web. Nu exista posbilitatea accesului din afara organizaţiei dar se puteau copia de pe dischetă, sau un cod sursă sau un exerciţiu putea fi prezentat tuturor studenţilor de la un laborator într-un mod unitar.

Datorită lipsei de interactivitate şi a posibilităţilor limitate de colaborare s-a trecut în 2003 la versiunea gratuită a Windows SharePoint Services versiunea 2. Era o revoluţie în domeniu, fiecare profesor având posibilitatea de a îşi posta propriile cursuri, de a interacţiona asincron cu studenţii, de a posta mesaje şi de a recepţiona fişiere sau proiecte în format electronic.

La 16 octombrie 2004 s-a lansat la apă prima implementare realistică a unui sistem de Intranet cu posibilităţi îmbunătăţite de personalizare a conţinutului, motor propriu de căutare, raportare indexare şi pe lângă acestea oferind aspectul cel mai de preţ al unui portal: personalizarea. Organizarea conţinutului după propriul interes şi accesul rapid la informaţii prin sisteme de alertare via e-mail nu a fost cea mai utilizată facilitate, datorită lipsei de informare şi interes al utilizatorilor. Spre exemplu, pentru a ajunge în pagina disciplinei de Reţele locale de calculatoare aferente anului III, Informatică economică, un student ar trebui să apese, după etapa de autentificare, minimum 4 click-uri, sistemul de personalizare făcând acest lucru posibil în doar un singur click.

Actualitatea

Dezvoltarea naturală, percepţia modernă a studenţilor şi cadrelor didactice au făcut din sistemul de Intranet o zonă imensă de stocare a informaţiilor cu caracter digital, baza de date (SQL Server) având o dimensiune pe disc de aproximativ 16 Gb, suma totală a descărcărilor de pe Portal începând cu data lansării depășind  1,5 Tb (1636 Gb). Perceput ca o nouă găselniţă a unei persoane, sau “copilul” cuiva, a devenit actualmente un instrument indispensabil în derularea anumitor procese didactice. Un rol esenţial în acest joc l-au avut studenţii prin presiunea lor (dezvoltare bottom/up) asupra titularilor de curs de a posta materiale de studiu, cursuri, exerciţii şi legături bibliografice în sistemul de Intranet. În acest context al dezvoltării și populării zilnice cu conținut nu mai poate fi estimată sau apreciată dimensiunea exactă a Portalului la nivel de arii, site-uri și subsite-uri construite, o serie de statistici la care avem acces referindu-se doar la site-ul de bază altele incluzând și susbstructurile.

Posibilitatea de transfer, prezentare şi interacţiune prin My Site a avut un impact major în limitarea numărului de viruşi care intrau pe porţile instituţiei pe dischetele, uneori stricate, ale studenţilor.

Din ce în ce mai mult se vorbeşte despre avantajele competitive pe piaţă, iar educaţia are propriul său segment. În acest sens se investesc, pe lângă resursele clasice, elemente de  noutate şi inovaţie în sensul atragerii şi gestionării clienţilor potenţiali, în cazul nostru studenţii. Vestea că departamentele de secretariat şi conducere folosesc un instrument automatizat de interacţiune cu studenţii, de colectare a unor informaţii (gen opţionale) sau de derulare a proceselor clasice de tip cereri şi adeverinţe studenţeşti, s-a răspândit foarte repede. Mare mi-a fost mirarea când un asistent doctorand din Cluj m-a căutat personal la Iaşi pentru a îmi cere detalii despre implementare şi dacă am utilizat PHP pentru site sau am folosit tehnologii mai avansate. I-am explicat că e destul de trist să vorbeşti cuiva pe o temă de acest nivel în totală necunoştinţă de cauză. Tema sa, venită de “sus”, era de a crea un portal… mai bun ca al nostru. Din păcate acest lucru nu stă în puterea unui singur om. Pentru dezvoltarea SharePoint Portal 2003 au lucrat echipe de programatori de elită timp de luni de zile. Implementarea putem spune că este diferită, nefiind necesară scrierea de cod, esențială fiind în schimb, planificarea, proiectarea și controlul implementării infrastructurii.

Și totuși nu este posibililă eliminarea completă a codului mai ales în cazurile de particularizare avansată a infrastructurii. SharePoint este destinat cu preponderență în mediul Intranet, în care fiecare utilizator trebuie să își folosească propriile date de identificare pentru accesul la sistem. În contextul problemelor de ordin administrativ legate de sistemul de parole din cadrul instituției s-a luat decizia de a extinde în sistemul Extranet o serie de informații pentru viitorii studenți, pentru studenții care și-au uitat parola (nu puțini) sau pentru firmele care doresc să interacționeze cu studenții noștri în scopul unor proiecte prezente sau viitoare. Am creat în acest sens o imagine în IIS a site-ului principal care pointează către aceeași bază de date dar care folosește porturi de comunicație doar pentru acces HTTPS, rolul programării fiind doar acela de scriere a unei funcții JavaScript și apelării acesteia printr-un buton de Sign In.

Sistemul propriu de promovare și publicitate a venit ca răspuns la dictonul conform căruia O imagine spune mai mult de 1000 de cuvinte. Având în vedere natura educațională a site-ului publicitatea plătită nu își putea găsi locul în acest context, rezumându-ne mult timp la promovarea de noi apariții editoriale, acțiuni și competiții studențești. Noile tendințe ale marketingului ne duc din ce în ce mai mult către zona on-line, așa că anumite firme au găsit acel ceva care să depășească caracterul academic al umei zone cu o vizibilitate medie de peste 4000 de oameni pe zi: angajăm studenți contra publicitate. Cum rolul unei academii nu se rezumă doar la teorie, am acceptat caracterul pragmatic al evoluției educației spre afacere: produsul tău finit trebuie să ajungă în piață și să aibă forța de penetrare și calitatea de a îți aduce alte comenzi, o “fabrică” de șomeri nefiind dorită de nimeni.

Câteva elemente statistice

Google Analitycs: perioada 1 oct 2006 / 19 oct 2007

·         Vizite: 1.703.837  

·         Media: 4,437 vizite / zi

·         Vizitatori unici: 264.296

·         Ce mai grea zi: Luni, 5 februarie 2007: 7614 vizitatori unici.

·         Pagini vizualizate: 3.840.672

Site Collection Usage Summary: perioada 16 oct 2004 / 19 oct 2007.

·         Număr de utilizatori activi: 15.982 

·         Total număr de clickuri:   80.731.512 

·         Media transferului de date pe ultimele 2 zile:   4104 MB/day 

Infrastructura

Portal FEAA este instalat pe un server Windows 2003 Standard Edition cu 1 Gb RAM și două procesoare Intel Xenon 32b 3Ghz. Este postat în DMZ pe un IP cu caracter public rutarea fiind realizată de un firewall independent de sistem. Cheia infrastructurii și gestionarea utilizatorilor este dată de utilizarea sistemului de gestionare a utilizatorilor Active Directory care este instalat pe 3 servere în  zona protejată a rețelei prin utilizarea unui firewall de tip ISA Server 2004. Baza de date (SQL Server 2000)se află stocată pe un server din interiorul rețelei. Sistemul de e-mail (Exchange 2003) este instalat în DMZ și partajează aceeași bază de date de utilizatori ca și sistemul de Intranet.

Proiectele nereușite

Live: S-a încercat implementarea sistemului de recunoaștere și identificare a prezenței on-line  prin intermediul Live Communication Server 2005, proiect eșuat din cauza lipsei dispozitivelor hardware. În contextul apelării la dictonul separării responsabilității LCS trebuia instalat pe un alt server… S-a verificat funcționalitatea și integrarea cu sistemul existent după care s-a renunțat la proiect.

Project: SharePoint dispune de propriile instrumente de gestiune a proiectelor dar posibilitățile sale sunt limitate. În acest sens Project Server 2003 poate fi integrat cu SharePoint în scopul extensiei funcționalităților de gestionare centralizată a proiectelor. S-a renunțat datorită lipsei de informații și a cazurilor similare în implementarea acestor tipuri de integrări.

DRM: S-a testat coexistența unui sistem de Digital Rights Management în mediul SharePoint. Succesul a fost deplin, dar numai în mediu de test și numai în zona de Intranet a Portalului, certificatele digitale pentru criptarea și protejarea conținutului nefiind recunoscute în afara organizației.

Semnarea digitală: Esențială, în contextul utilizării de fluxuri de documente care necesită aprobare, este semnarea digitală a documentelor. Pentru acest lucru fiecare membru al Conducerii și al departamentelor de Secretariat trebuia să își achiziționeze o semnătură digitală care trebuia să fie autentificată și la notariat. Procedura alambicată de obținere a unui astfel de certificat a descuajat procesul de implementare a sistemului de semnare electronică a documentelor din cadrul circuitului intormațional. Nerecunoașterea în exterior a semnăturilor emise de serverele proprii, precum și imposibilitatea citirii adeverințelor în format electronic de diverse instituții au constituit un alt aspect care au dus la abandonarea acestui sistem.

Alumni: Un proiect care s-ar fi dorit de mare anvergură a fost clasat din stagiile de testare datorită numărului mare de operațiuni de administrare și a costurilor prea ridicate. Nu neglijăm absența personalului care să se ocupe de astfel de operațiuni.

Photo: Adăugarea automată din Active Directory a unei fotografii pentru fiecare utilizator a contituit doar o idee de proiect, aspectele tehnice nefiind documentate suficient pentru o astfel de implementare.

Proiecte reușite

Facultatea: Revistă electronică de cultură și expresie studențească.

Secretariatul on-line: Zona de interacţiune pe teme de probleme organizatorice, Cereri către conducere, Adeverinţe studenţeşti, anunţuri, etc.

Studenţi: Zone şi site-uri dedicate organizaţiilor sau acţiunilor studenţeşti

Burse: Zone pentru diferite categorii de burse

Club IT: Locul în care economiştii vorbesc despre informatică [:)]

Recrutări: O zonă de head-hunting în care studenţii îşi postează CV-uri iar firmele anunţuri de angajare sau colaborare.

Class: Integrarea cu Class Server v. 4.0 care s-a concretizat în diferite evaluări on-line a studenţilor din întreaga structură a instituţiei. Succesul a fost dat şi de modalitatea de creare şi gestionare a examenelor dar şi de Biblioteca FEAA unde într-o anumită perioadă funcţionau 104 calculatoare simultan.

Search all: Am reuşit indexarea în modul de căutare al SharePoint o serie de alte site-uri care au legătură cu activitatea studenţilor instituţiei.

Problemele

Cele mai acute probleme la ora actuală sunt legate de capacitatea de prelucrare a volumului mare de date dar şi de problemele hardware de stocare a datelor intervenite aproape natural prin uzura mediului de stocare datorită suprautilizării acestuia.

O altă problemă… căredirile de curent şi înfundarea coolerelor cu praf, fapt care a dus la supraîncălzirea unui procesor. Nu am mai avut cu ce să-l schimbăm iar coolerele le curăţăm săptămânal şi le ungem cu ulei…

Atacurile de tip Hacking nu au avut nici un fel de efect asupra sistemului şi nici prezenţa viruşilor nu a fost semnalată în decursul celor 3 ani de utilizare.

Perspectivele

SharePoint 2003 reprezintă o tehnologie considerată depăşită la ora actuală. SharePoint 2007 vine cu o serie de soluţii care pun în umbră cele mai detaliate personalizări de SharePoint 2003. Din păcate nu suntem încă în stadiul de a putea face un upgrade in-place. Procedurile şi instrumentele disponibile în acest sens, ori nu există, ori nu am ajuns noi la ele.

Vom face trecerea, treptat… ruperea capului de pod nefiind metoda cea mai recomandată în acest sens datorită conşinutului personalizat al Portalului.

Se vehiculează un integrare cu BlackBoard dar deocamdată suportul tehnic pe astfel de tehnologii conţine o serie de hibe de securitate care nu au fost soluţionate de furnizorii sistemului respectiv. Nu putem risca o distrugere a unui întreg sistem prin configurări prea permisive la nivelul cel mai esenţial: gestiunea utilizatorilor.

Renunţarea la stocarea clasică de fişiere reprezintă un aspect pe termen mediu pentru că nu ăşi mai justifică existenţa. Atâta timp cât documentele pot fi salvate de utilizatori direct în Portal în zone private sau publice pentru lucrul în comun considerăm inoportună educarea utilizatorilor în stocarea on-line a documentelor şi renunţarea la sistemul clasic de directoare şi fişiere.

Condiţiile legale

SharePoint Portal 2003 reprezintă o aplicaţie pentru utilizarea căreia trebuie să se plătească un set de licenţe de utilizare. Având în vedere că beneficiem de un sistem de licenţiere de tip MSDN AA, am convenit cu Microsoft România că suntem la limita legală şi că dorim să dezvoltăm Portalul în zona administrativă, oferind în acest fel un studiu de caz care ar fi putut fi folosit ulterior de dumnealor în scopuri de promovare a produsului.

Incompetenţa unui angajat al instituţiei a dus la imposibilitatea plătirii contractului MSDN AA pentru anul 2007-2008 în valoare de 450 USD, aflându-ne în situaţia jenantă de a nu mai fi în legalitate. Indiferenţa cu care a fost tratat acest incident nu a fost încă conştientizată. Trebuie să mulţumesc la final lui Todi (Alexandru Pruteanu) pentru efortul financiar de susţinere a acestui proiect.