Managementul Documentelor în guvernarea instituțiilor publice


Pe 11.03.2010 am fost la Bacău la Instituţia Prefectului unde am efectuat o prezentare de management al documentelor pentru optimizarea fluxului informaţional, a relaţiei cu publicul şi a transparenţei instituţionale. Treabă de MVP. :)

A fost foarte bine şi oamenii încântaţi, sau cel puţin politicoşi, adresând întrebările pe rând apoi tumultos, ceea ce înseamnă că îşi cunosc foarte bine procesele şi procedurile de lucru, iar ceea ce le prezentasem era un punct de plecare şi oarecum de salvare pentru ei. În mod oficial Prefectura Bacău a procesat anul trecut 1000 de petiţii şi 70.000 de alte documente, cereri, formulare şi altele, ceea ce înseamnă un volum foarte mare pentru numărul de oameni implicaţi în procesele instituţionale.

La o scurtă căutare pe Internet, am identificat faptul că mai multe instituţii ale Prefectului din ţară, precum şi Primării sau Consilii Judeţene, au implementate sisteme de management al documentelor, dar presupun că doar pentru intern, pentru că în relaţia cu cetăţeanul interoperabilitatea şi transparenţa este la fel de intensă ca şi înainte.  Nu mai divaghez pe tema aceasta şi vă las să descoperiţi singuri.

 

În timpul scurt pe care l-am avut la dispoziţie am prezentat un flux de lucru pentru depunerea petiţiilor electronice şi procesul de aprobare internă cu transparenţă spre exterior.

Folosind contul meu (ele se pot face şi anonim), am depus o petiţie, ea a fost aprobată de Ion Zicu apoi de Liviu Conea. (Acestea sunt nume fictive). Cand petiţia este depusă anonim petiţionarul nu poate vedea starea unei petiţii.

Petiţia electronică

 

În demonstraţia de semnare electronică am folosit o diagramă de tip UseCase pentru a explica procesul intern, în mod simplificat:

Use Case referat de achiziţie

Partea I

Partea a II-a

La final am încercat să arăt cum se accesează o bibliotecă de documente de pe dispozitivele mobile cu Windows Mobile.

Accesul de pe Mobil

Sorry pentru partea cu sunetul (lipsa sa), aceste filmuleţe au fost doar backup în caz că ar fi căzut curentul şi nu mai aveam acces la serverul de SharePoint.

Toţi suferim de problema instituţiilor, dar în loc să căutăm soluţii verificate şi simple, ne complicăm şi mai mult viaţa… şi a noastră ca cetăţeni, dar mai ales a utilizatorilor… din câte am văzut eu.

Anunțuri

6 gânduri despre “Managementul Documentelor în guvernarea instituțiilor publice

  1. :) Super. După ce vezi demonstrația asta îți spui că… soluții sunt, bani știm că sunt sau cel puțin se pot face rost, dorința ne mai rămâne… Dar dacă s-ar implementa o soluție de managementul documentelor (care să fie și viabilă) oare nu scade importanța funcționarului public… sau poate numărul lor… Oricum, este un bun exemplu, măcar pentru studenți… :)

    Apreciază

  2. Florin,
    Ar trebui să stabilim foarte clar faptul că managementul documentelor nu elimină oamenii din proces. Asta este foarte important de știut. Marele atu este acela al faptului că îi face mai operativi și mai productivi, putând procesa în același timp o cantitate mult mai mare de documtente și cu un risc procedural mai redus, având în vedere cheile de control de pe parcursul fluxului.
    Vis-a-vis de exemplul cu cele 70 de mii de documente, aș putea spune că ar trebui câțiva oameni în plus pe partea de data-entry pentru procesarea documentelor respective și introducerea lor în sistem. Soluția scanării, este deosebit de utilă doar în contextul păstrării autenticității formei documentului original, dar metadatele trebuie procesate manual.
    Importanța funcționarului public nu va fi niciodată diminuată, poate doar un pic corectată, în fața cetățeanului acesta devenind un personaj deschis, upgraded to IT&C, responsabil pentru acțiunile sale și transparent. În acest context, s-a pus problema faptului că un angajat nu se mai poate erija de la semnarea sau aprobarea unui document, pe flux existând contrângeri legate de timpul de operare. Domnul Prefect a întrebat dacă se pot face rapoarte de sinteză lunare pentru a identifica timpul mediu de soluționare a unei cereri/petiții/formular. Operațiunea este deosebit de simplă pentru că în sistem sunt stocate datele de intrare ale ducumentelor, datele tuturor modificărilor și desigur data finalizării.
    Vise! Offf…

    Apreciază

  3. Bună ziua dl Valy,

    Aș dori să vă întreb că au optat la un asemenea sistem de management al documentelor sau au rămas cu hârtiile?

    Vă spun sincer că eu mă ocup de managementul documentelor cu un alt produs, dar deja mi-e greață de instituțiile care stau pe loc și nu le interesează doar să fie ora 16 00.

    Dar poate că dvs aveți experiențe mai pozitive.

    Apreciază

  4. Domnule Pantea,
    Nu va pot spune ce s-a intamplat acolo, dar din cate stiu nu au ales acest sistem. Poate au ales unul asemanator, dar nu am cunostinta despre asa ceva. Spuneam in articol ca exista mai multe solutii pentru asa ceva, la diferite preturi… si sunt convins ca fiecare solutie are avantajele si dezavantajele sale… dar sunt convins ca orice dezavantaj al sistemului pe SharePoint sau … cred ca Lotus pe care lucrati dumneavoastra, este net inferior dezavantajelor rezultate din utilizarea hartiei.
    Sincer vorbind, eu cred ca nici nu se doreste o implementare a unor sisteme electronice, proliferarea birocratiei fiind un satus de facto in institutiile publice locale.
    Singurele experiente pozitive in domeniul managementului de documente si fluxurilor de lucru le am din mediul privat, unde lumea constientizeaza cu adevarat importanta dezvoltarii unor solutii de optimizare a activitatii dupa specificul lor. In articolul acesta: http://www.microsoft.com/romania/business/studiu_de_caz/barleta_ktb_infonet.aspx este vorba mai mult de SharePoint chiar daca titlul este legat de SmallBusiness Server. Este un caz de succes care denota ca investitia in masinile de productie nu este suficienta daca nu o corelezi cu un sistem de gestiune a fluxurilor informationale din cadrul companiei… si nu ma refer aici la un program de contabilitate pur si simplu :)
    Eu spun ca nu trebuie sa va consumati prea mult. In institutiile publice primeaza altceva decat dorinta de schimbare… sub orice regim. Optimizati produsele dumneavoastra, modular si mergeti cu ele la firme mici, private si in care sa le prezentati avantajele reale si beneficiile economice pentru ei.

    Onoare si Respect!

    Apreciază

Lasă un răspuns

Completează mai jos detaliile tale sau dă clic pe un icon pentru a te autentifica:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare / Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Google+

Comentezi folosind contul tău Google+. Dezautentificare / Schimbă )

Conectare la %s