Managementul Documentelor în guvernarea instituțiilor publice

Pe 11.03.2010 am fost la Bacău la Instituţia Prefectului unde am efectuat o prezentare de management al documentelor pentru optimizarea fluxului informaţional, a relaţiei cu publicul şi a transparenţei instituţionale. Treabă de MVP. :)

A fost foarte bine şi oamenii încântaţi, sau cel puţin politicoşi, adresând întrebările pe rând apoi tumultos, ceea ce înseamnă că îşi cunosc foarte bine procesele şi procedurile de lucru, iar ceea ce le prezentasem era un punct de plecare şi oarecum de salvare pentru ei. În mod oficial Prefectura Bacău a procesat anul trecut 1000 de petiţii şi 70.000 de alte documente, cereri, formulare şi altele, ceea ce înseamnă un volum foarte mare pentru numărul de oameni implicaţi în procesele instituţionale.

La o scurtă căutare pe Internet, am identificat faptul că mai multe instituţii ale Prefectului din ţară, precum şi Primării sau Consilii Judeţene, au implementate sisteme de management al documentelor, dar presupun că doar pentru intern, pentru că în relaţia cu cetăţeanul interoperabilitatea şi transparenţa este la fel de intensă ca şi înainte.  Nu mai divaghez pe tema aceasta şi vă las să descoperiţi singuri.

 

În timpul scurt pe care l-am avut la dispoziţie am prezentat un flux de lucru pentru depunerea petiţiilor electronice şi procesul de aprobare internă cu transparenţă spre exterior.

Folosind contul meu (ele se pot face şi anonim), am depus o petiţie, ea a fost aprobată de Ion Zicu apoi de Liviu Conea. (Acestea sunt nume fictive). Cand petiţia este depusă anonim petiţionarul nu poate vedea starea unei petiţii.

Petiţia electronică

 

În demonstraţia de semnare electronică am folosit o diagramă de tip UseCase pentru a explica procesul intern, în mod simplificat:

Use Case referat de achiziţie

Partea I

Partea a II-a

La final am încercat să arăt cum se accesează o bibliotecă de documente de pe dispozitivele mobile cu Windows Mobile.

Accesul de pe Mobil

Sorry pentru partea cu sunetul (lipsa sa), aceste filmuleţe au fost doar backup în caz că ar fi căzut curentul şi nu mai aveam acces la serverul de SharePoint.

Toţi suferim de problema instituţiilor, dar în loc să căutăm soluţii verificate şi simple, ne complicăm şi mai mult viaţa… şi a noastră ca cetăţeni, dar mai ales a utilizatorilor… din câte am văzut eu.

Blog la WordPress.com.

SUS ↑