Flux aprobare contracte comerciale in #SharePoint 2010

De-a lungul timpului am avut privilegiul de a intra în contact cu probleme punctuale din viața organismelor economice și nu numai de pe la noi.

Ca o generalitate, am constatat prin observații empirice faptul că fiecare companie dorește să-și automatizeze procese punctuale folosind noile tehnologii. Mulți nu au cunoștință despre ce se poate face prin SharePoint. Alții au doar cunoștințe generale. Dar, cei mai mulți sunt sceptici, și de aceea nu pun pe tapet probleme de ansamblu ale instituției.

În articolul de astăzi vă voi prezenta o soluție punctuală pentru automatizarea unui proces de afaceri des întâlnit în companii și care poate fi generalizat și la alte tipuri de documente.

Există mai multe modele de contracte pe care le încheie un organism economic și destul de multă teorie și principii de întocmire și lucru cu aceste contracte.

În mod concret fluxul de aprobare al unui Contract parcurge mai multe etape: întocmire, revizie aprobare, schimbări și aprobare finală.

Schema Contracte

În diagrama noastră fiecare ”omuleț” reprezintă de fapt un rol, pentru că în spatele fiecărui rol pot fi mai mulți angajați fizici.

Lista Rolurilor în ordinea de pe flux: rolAngajat, rolJuridic, rolFinanciar, rolDirector. Conturile de utilizator membre ale rolurilor, în ordine: angajat.it, angajat.juridic, angajat.financiar, manager.it

 

Lista de scenarii:

Scenariul 1: Aprobare cap/coadă

1. Utilizatorul (Angajat.IT) completează Contractul

2. Salvează contractul în biblioteca de Contracte

3. Se lansează aprobare pentru rolJuridic (angajat.juridic)

4. rolJuridic analizează document și aprobă.

5. Se lansează aprobare pentru rolFinanciar (angajat.financiar)

6. rolFinanciar analizează document și aprobă.

7. Se lansează aprobare pentru rolDirector (manager.it)

8. Director deschide document, analizează, semnează electronic pentru a confirma autenticitate document și aprobă.

Semnătura electronică nu are rol de protecție a documentului ci de a asigura autenticitatea acestuia.

Scenariul 1 cu privire la fluxul de aprobare a unui Contract.

 

Din aceeași categorie a metadatelor legate între Word și SharePoint, avem în exemplul următor un caz de utilizare în care într-un Quick Part din Word preluăm valori dintr-o listă din SharePoint. În felul acesta template-ul din Word devine unul dinamic folosind date stocate în SharePoint.

Template Word dinamic cu date din liste SharePoint.

 

La baza acestor template-uri și biblioteci de documente sunt obiecte de tip Site Content Types.

Vizionare plăcută!

Blog la WordPress.com.

SUS ↑