Una din cele mai interesante aplicații pe unde am avut ocazia să merg, este aceea a gestionării fluxului de aprovizioare. Tradus direct din engleză: Managementul lanțului de aprovizionare (supply chain management).

Nici nu mai știu unde începe și unde se termină tradiția, dar cert este că majoritatea companiilor tind din ce în ce mai mult spre zona de generalizare dar în același timp de personalizare a propriului proces.

Astăzi  voi prezenta componenta economică, un fel de documentație a sistemului de calcul a necesarului de birotică pentru o companie românească cu filiale și departamente în mai multe orașe. Ghidându-se după dictonul managementului modern compania are bugete de birotică alocate pentru fiecare departament în parte.

Organizarea companiei este oarecum simplă:

Locație – Centru de Cost – Departament

(Iași, Timișoara, Cluj Napoca – Magazin, Locuințe, Leasing – Marketing, Contabilitate, IT )

Fiecare Departament are propriul său buget și realizează comenzile de achiziție, care se centralizează la nivelul centrului de cost.

Hai să vedem ce a ieșit. Voi reveni într-un episod viitor cu un film al derulării operațiunilor.

 

Necesar Birotică – Prezentare Generală

Justificare

În contextul automatizării proceselor economice din cadrul grupului vă propunem soluția informatică de gestiune centralizată a fluxului de aprovizionare cu materiale consumabile destinate activității de birotică.

Scop

Asigurarea unui flux informațional optim, controlul aprovizionării și raportarea centralizată a activității de aprovizionare.

Beneficiarii

Beneficiarii acestui sistem sunt angajații și managementul de la toate nivelurile din cadrul grupului.

Beneficii

• Soluția este proiectată după principiile orientate utilizator (user-centric) în scopul ușurării completării și urmăririi datelor. Se aplică de asemenea principiul RACI de separare pe roluri în cadrul fluxului, asigurându-se funcții de control, monitorizare și raportare în timp real a activității.
• Transparența este asigurată de un mediu comun de acțiune.
• Privilegiile sunt garantate prin sistemul de autentificare.
• Auditul și jurnalizarea sunt asigurate de către sistemul de management al documentelor. Beneficiarii sistemului trebuie Informați și Responsabilizați în legătură cu operațiunile de auditare și jurnalizare în timp real.

Beneficiile grupului

• Sistemul curent asigură simplificarea și fluidizarea fluxului de aprovizionare.
• Este asigurată raportarea în timp real corelată cu indicatorii de performanță și cei bugetari.
• Soluția este una complet flexibilă și extensibilă fiind utilizate standarde deschise de reprezentare, manipulare și stocare a datelor.

Tehnologiile utilizate

• Windows Server 2008 Standard R2
• SQL Server Express 2008 R2
• Microsoft SharePoint Foundation 2010
• Microsoft Office Excel

Documente conexe

• Diagrama sistem
• Procedura utilizare pe roluri

Necesar Birotică – Diagrama sistem

Diagrama conține principalii actori și etape traversate de o cerere de aprovizionare.

 

Necesar Birotică – Procedura utilizare

Angajat – Inițiere

1. Accesează adresa: http://intranet/procese/

2. Adaugă elemente în lista Necesar Birotica: + Add new item

3. Excepții: NU se va modifica câmpul Stare și nu se va completa câmpul Preț achiziție.

4. Final: Confirmă recepția produselor.

Șef departament – Aprobare

1. Creare view personalizat – în mod asistat sau după documentație. Filtre necesare: Locație, Centru de cost, Departament. Acest pas se execută o singură dată

2. Setare alertă pentru comenzile inițiate. Acest pas se execută o singură dată.

3. Verifică mesaje alerte e-mail

4. Accesează lista Necesar birotica folosind view personalizat.

5. Editează elementele și schimbă starea în Aprobată.

6. Excepții: NU se va completa câmpul Preț achiziție.

7. Monitorizează procesul

8. Final: Este informat de recepția produselor

Secretar Unitate funcțională

1. Lunar sau la cerere deschide adresa http://intranet/procese/ și deschide folosind aplicația Excel raportul: Centralizator NB Aprobate.

2. Filtrează informațiile folosind parametrii: Locație, Centru de cost, Departament

3. Salvează și trimite prin e-mail centralizatorul spre Director pentru informare și avizare.

4. După primirea răspunsului: accesează lista Necesar Birotica, view-ul Aprobate, în format DataSheet View.

5. Filtrează datele după criteriile: Locație, Centru de cost, și modifică starea elementelor în curs în starea Comanda. Salvează datele dacă se solicită operațiunea.

6. Deschide folosind aplicația Excel raportul Comanda NB din biblioteca Rapoarte.

7. Filtrează informațiile folosind parametrii: Locație, Centru de cost

8. Salvează și compune e-mail sau listează formularul de Comandă și-l transmite către Furnizorii agreați.

Directorul

1. Primește lunar Centralizatorul NB Aprobate.

2. Verifică informațiile și trimite e-mail de aprobare sau confirmare.

3. Urmărește indicatorii de buget.

Furnizorii agreați

1. Primesc comenzile de la grup.

2. Transmit produsele de pe Comanda și Factura.

Responsabil aprovizionare

1. Recepționează produsele și facturile

2. Accesează lista Necesar Birotica, view-ul Comenzi, în format DataSheet View.

3. Filtrează informațiile folosind parametrii: Locație, Centru de cost

4. Introduce prețul unitar de achiziție și setează starea comenzii pe Finalizat.

Monitorizarea

1. Se realizeză prin proceduri specifice oferite de facilitățile sistemului.

 

Voi reveni cu filmulețul pe toate rolurile pentru a vedea în detaliu operațiunile.

Aștep comentarii și întrebări. Nu puneți întrebări de preț on-line :)