În articolul trecut, expuneam problemele pe care le putem avea dacă păstrăm datele într-un tabel cu celule unite (merged). Articolul curent este mai mult un exercițiu de prezentare a unor funcții dinamice pentru rezolvarea problemei de însumare a valorilor dintr-un tabel cu merged cells. Atenție! Nivelul de dificultate poate fi considerat prea ridicat, dar încerc să explic pas cu pas.

În imagine este prezentat tabelul original, coloanele A:D și raportul final în coloanele T:U.

 

Formula din T3 este:

=LET(tc; TOCOL(B2:B100);

        coln; SCAN(0;tc;LAMBDA(a;v;IF(a=0;v;IF(v=0;a;v))));

        ft; HSTACK(coln; D2:D100);

        un; UNIQUE(TAKE(ft;;1));

        suma; BYROW(un;LAMBDA(r; SUM(FILTER(TAKE(ft;;-1);TAKE(ft;;1)=r))));

        HSTACK(un; suma))

 

Ca să ajungem gradual la această formulă, în coloana G avem formula: =TOCOL(B2:B17)

Rezultatul formulei este un array care conține valorile specifice din tabelul cu date, înlocuind celulele din merged cells cu 0. Notam în articolul precedent că în merged cells, valoarea afișată se află doar în prima celulă din bloc, restul fiind vide. TOCOL() realizează automat umplerea cu 0 a celulelor blank.

Ca să pot completa automat valorile 0 cu numele celui din blocul de celule, propun în coloana I, funcția =SCAN(0;G2#;LAMBDA(a;v;IF(a=0;v;IF(v=0;a;v)))) , în care:

0 este valoarea curentă de la care pornește scanarea. În fapt ea este imput pentru parametrul a (acumulator) din LAMBDA(). G2# este referința către rezultatul funcției TOCOL() din etapa precedentă. Esența în rezolvare este funcția LAMBDA() care trebuie să aibă în SCAN() doi parametri: a – acumulat, v – valoare curentă. Normal, acești parametri se pot chema și altfel, dar am văzut că mulți utilizatori de Excel preferă acest format. SCAN-ul evaluează fiecare valoare din sursa de date (G2#) și pe baza execuției din LAMBDA afișează o valoare la fiecare linie. În momentul în care începe execuția LAMBDA() parametrul a are valoarea 0. Dacă ea este 0 atunci se afișează valoarea curentă din blocul de date. De asemenea, a preia automat valoarea curentă a lui V care este valoarea de linie. La următoarea linie, dacă v nu era 0, a devine primul nume, deci la rândul următor a nu va mai fi 0 IF-ul intr-înd pe FALSE. Aici, dacă V-ul este 0 se preia valoarea acumulator ceea ce înseamnă valoarea de deasupra. Dacă V nu este 0 atunci se preia noul V. Pare complicat, dar în fapt sunt doar două IF-uri, care trebuie să returneze două valori. Mai greu este să ajungi la înțelegerea care este valoarea lui V și a lui A pe o anumită linie.

 

Pentru a obține acum un tabel cu coloana rezultată din SCAN și coloana de valori din tabelul inițial, în K2 am folosit funcția: =HSTACK(I2#;D2:D17)

HSTACK() este o funcție care pentru fiecare parametru generează o nouă coloană într-un tabel array rezultat. Dacă aș fi folosit VSTACK() atunci rezultatul ar fi fost o singură coloană cu primele linii din prima coloană continuate cu cea din a doua coloană.

 

Combinând aceste 3 funcții avem o primă funcție LET() cu variabilele TC, COLN și FT. FT este de fapt final table pe care trebuie să-l parcurg pentru a ajunge la nume unice cu sume cumulate.

Ca să pot obține formula finală, în Q4: am introdus o simplă funcție UNIQUE() pe baza datelor din N:O. Formula este aplicată doar pentru coloana de nume. Pentru a calcula acum valorile ar fi foarte simplu să utilizăm un SUMIF() dar intenția mea este de a folosi acest calcul direct într-un LET() care presupune că trebuie să tratăm dinamic coloana de nume, linie cu linie, necunoscând totalul de linii rezultat.

Rezolvarea în această etapă se poate realiza cu MAP() sau BYROW() depinde de modul de abordare: BYROW() ia toate coloanele din linie, MAP() apelează doar o singură coloană dintr-un tabel, linie cu linie.

Am preferat BYROW() pentru această formulă pentru a prezenta o altă funcție, MAP() fiind destul de des prezentat în articolele de pe internet.

Astfel funcția din R4: =BYROW(Q4#;LAMBDA(r; SUM(FILTER($O$4:$O$19;$N$4:$N$19=r)))) , în care:

Q4# este coloana cu nume unice, r este parametrul din LAMBDA() care face referire la linia curentă, după care avem o sumă pe un FILTER() pe coloana de sume, pe baza condiției ca numele să fie egal cu valoarea lui r.

Dacă preferați MAP() în formula din R4 schimbăm pur și simplu BYROW cu MAP și funcționează identic.

 

Această a doua parte se transformă în formula din T3, în variabilele un și suma. Având în vedere că sunt înglobate într-un LET() nu avem cum să ne adresăm în ele la anumite celule, blocuri de celule dintr-o foaie de calcul. Această problemă o rezolvăm prin funcția TAKE() care ne permite să preluăm dintr-un tabel definit anterior, în cazul de față ft, un anumit număr de linii sau coloane. Al doilea parametru din TAKE() este numărul de linii , care la mine este omis, iar al treilea parametru este numărul de coloane. Dacă specificăm valoarea 1 va prelua prima coloana din stânga, valoarea 2, primele două coloane din stânga, iar dacă trecem valori cu -1, -2 se vor prelua ultima coloană din dreapta dintr-un tabel definit sau ultimele două (-2).

 

Ultima operație din formula din T3 este dată de unificarea prin HSTACK() a variabilelor un (nume unice) și suma (valorile însumate).

Puteți să descărcați fișierul Excel din acest articol de aici. Vă reamintesc că funcțiile dinamice sunt disponibile doar în anumite versiuni de Excel.

În concluzia acestui articol: nu mai utilizați tabele merged… și nu mai colectați date în Excel. Folosiți SharePoint!

P.S. Sunt convins că această problemă se poate rezolva și cu Power Query… dar poate într-un articol viitor.

De foarte multe ori mi-a fost dat să văd în practica de zi cu zi diferite metode de colectare a datelor în Excel. De fiecare dată când am ocazia sau merg la cursuri în producție le recomand oamenilor să nu mai colecteze datele în Excel. Sunt zeci de alternative. Și dacă totuși o fac, măcar să nu mai țină datele în format merged.

În exemplul din imagine este un tabel cu 4 coloane, iar în coloana Nr. Crt și Nume Prenume este aplicat la anumite celule opțiunea de Merge cells (unirea mai multor celule).

De ce fac oamenii asta? Pentru că li se pare că este mai frumos… cred… dar niciodată nu cred că își pun problema de utilitate. Mai sunt cei care au auzit pe la ceva cursuri de baze de date despre conceptul de normalizare și eliminarea redundanțelor. Da, poate fi dubios să scrii un nume de mai multe ori, dar ca utilitate pentru calcule și operații este mult mai util.

O altă greșeală de operare din Excel pe care o întâlnim în acest caz este de a păstra datele în format de raport. Asta pentru eventualitatea când ar trebui să listeze acel tabel la imprimantă. Altfel, numărul curent nu are nici o relevanță atât timp cât datele sunt păstrate într-o ordine nespecificată… bazată probabil pe prima intrare.

Raportându-ne la principiul drumului știut, lași de cele mai multe ori oamenii să lucreze cum vor în acel Excel și să își facă treaba cum cred ei mai bine. Doar că apar probleme când trebuie să faci calcule și operațiuni sau verificări cu datele dintr-un astfel de tabel.

Și totuși cum facem un raport simplu, om cu om pe baza acelui tabel și suma aferentă?

Metoda 1: Subtotalurile

Pentru a realiza un subtotal pe merged tables trebuie să selectăm tot tabelul, după care accesăm meniul Data, Subtotal.

Avantajul este dat de timpul de totalizare a valorilor pentru fiecare Nume Prenume în cazul de față. De menționat că putem efectua mai multe tipuri de operații de bază (Use function) pe mai multe coloane specifice (At each change in) și putem efectua acea operație pe mai multe coloane.

Dezavantajul pentru tabelele cu multe linii este acela că nu poți face sau tipări prea simplu, un raport cu nume și total încasat de exemplu, pentru că odată cu restrângerea nivelurilor de subtotal (cifrele din stânga sus) ne apar doar valorile nu și liniile de sinteză.

Un mare dezavantaj, de fapt ca tot merge-ul în sine, este că dacă adăugăm o linie nouă pentru un Nume Prenume din tabel, va trebui să refacem merge-ul. Intre valorile vechi si celula nouă.

Metoda 2: Coloană adițională

Metoda coloanelor adiționale (ajutătoare) poate fi o tehnică foarte bună de rezolvare a problemelor complexe prin descompunerea acestora în subprobleme rezolvabile secvențial (treptat).

O propunere de rezolvare este de a implementa metoda redundanței pentru a putea face separat calcule sintetice.

În exemplul meu am adăugat coloana Linie (de fapt numărul curent pentru fiecare) și Nume, în care am completat cu o formulă simplă valorile de care ar fi nevoie pentru calcule într-un raport separat.

În celula E2 am scris formula: =IF(ISBLANK(A2);E1;A2)

În care: cheia este jucată de funcția ISBLANK(). Doar o singură celulă (cea de sus) dintr-un grup de celule merged conține valoarea afișată în grup. Restul sunt vide, de aceea le putem interpreta cu această funcție pentru a adăuga permanent valoarea de deasupra.

Marele avantaj al acestei metode este că permite folosirea de funcții de căutare pe tabel, de tipul INDEX cu MATCH dar și funcțiile dinamice.

Un model simplu de raport prezentat în imagine presupune utilizarea funcției SUMIF() pentru a aduna toate valorile de pe coloana Suma prin compararea coloanei F cu valoarea curentă.

Un dezavantaj al metodei este că de fiecare dată când adăugăm o linie nouă în tabel trebuie să copiem formula de mai sus pe coloana E și F pentru a putea obține raportul de Total corect.

 

Desigur că există și o metodă mai elaborată prin utilizarea funcțiilor dinamice, dar într-un alt articol.

Dacă vreți să exersați direct pe fișier, acesta poate fi descărcat de aici.

 

Sper să vă fie util!