Automulțumirea – O abordare personală

Nu! Acest articol NU este despre politică. Este o sinteză, o autoevaluare a mea pentru o perioadă de 3 ani. Dacă vreți politică pot spune doar că anumite teme și idei din acest articol se pot regăsi și în acesta.

Scuză: Acest articol poate conține greșeli de scriere, virgule și exprimare.

În 2010 scriam un articol despre feedback-ul pe care-l primesc anual din partea studenților, în mod direct sau indirect. Mi-am dat seama atunci că evaluările anuale pe care el fac studenții la noi, sunt bune, dar nu suficiente, de aceea am procedat la a îmi crea propriile mele formulare de feedback, în general orientate pe partea negativă. Complet anonime, ceream doar păreri sincere: Ce v-a plăcut la cursul X și 10 lucruri care nu v-au plăcut pe diferite componente ale unui curs.

Cred că, de fapt, începusem mai devreme cu feedback-urile acestea anonime și apoi în 2010 am început să le analizez altfel și să-mi fac o strategie de a elimina sau diminua aspectele negative specificate în feedback, atât cele legate de conținutul cursului, modul de prezentare, interacțiunea cu studenții, modul de adresare și comunicare, modul de lucru la laboratoare, modelul de evaluare, feedback-ul meu în timpul desfășurării activităților și comunicarea/feedback-ul post-evaluare.

Am învățat de la americani despre conceptul de Politically Correct, dar atâta timp cât ai trăit într-o altfel de societate, nu ai aceeași abilitate de a-l aplica, uneori sforțările de a fi cât mai P.C. apropiindu-se de ridicol.

La următoarea evaluare, am constatat că în mare parte, pe lângă aspectele negative pe care le știam deja au apărut și altele noi, gradul de nemulțumire fiind oarecum mai accentuat.

În încurajările mele am spus că este timpul să-mi asum aspecte mai pragmatice, apelând astfel la tehnici din domeniul managementului riscurilor: am identificat punctele slabe (vulnerabilitățile), am identificat amenințările posibile (scăderea satisfacției studenților, a interesului lor, vorbele pe la ”colțurile internetului”, etc., etc.), am stabilit planul de tratare a riscurilor, în care le-am inclus și pe cele asumate și … a început un nou semestru cu încredere.

Următoarea evaluare… aceleași aspecte negative, plus încă vreo două.

Un nou semestru, o nouă evaluare… aceleași aspecte negative, plus încă vreo două.

Involuntar, atunci, pentru că acum le conștientizez, le-am ignorat pe cele pe care le cunoșteam deja și m-am axat pe analiza celor noi. Cred că de fapt așa făcusem și cu un ciclu în urmă… fapt care m-a pus pe gânduri…ajungând la concluzia că nu mai am o doză suficientă de nemulțumire ca să mă ambiționeze/determine să mă schimb, spirala mea evolutivă intrând pe o linie continuă spre automulțumire.

Grafic situația s-ar prezenta ca în imaginea următoare:

(PS: una din ironiile negustate de studenți: Nu înțelegi? Vrei să îți desenez? Pe mine m-ar amuza… pe mulți nu. Dacă mai aveți astfel de exemple vă rog să le postați în comentarii. Nu vă chinuiți să anonimizați că nu mă uit după IP-uri…)

Automulțumirea este mai periculoasă decât nemulțumirea, pentru că provoacă autosuficiență care determină dependența și tentația de a distruge orice formă de concurență.

Concurenții suntem în fapt noi înșine, pentru că o persoană automulțumită nu mai acceptă feedback-ul negativ sau îl ignoră pur și simplu cu prea multă superficialitate riscând să declanșeze toate ”amenințările” posibile enumerate mai sus.

Termenul de ”inflitrați” nu e chiar unul corect pentru continuarea poveștii, dar unul util pentru colectarea feedback-ului brut, nativ și ne-acoperit de jena de a scrie ceva pe o foaie de hârtie. Foloseam de mult ”infiltrații” sau îmi făceam propriile mele conturi fake în rețea, pe forumuri, comunități și chiar în social media, cu scopul de a colecta informații. Dar când trebuie să convertești unul de-”al lor” în infiltrat treaba devine mult mai complicată, pentru că trebuie să construiești o relație de încredere, să oferi informații, suport/ajutor, să schimbi idei, păreri opinii, să fii sincer de mult prea multe ori, să arăți că nu ești afectat… Heeh greu. Și cum unul singur poate fi părtinitor într-o comunitate mare ar trebui să ai chiar doi infiltrați, fapt care devine consumator de timp și energii… dar… ai măcar o reflectare corectă a modului în care ești văzut de ceilalți.

Cu siguranță, fără un feedback pozitiv am rămâne permanent în zona nemulțumirii ceea ce poate fi destul de trist. Și dacă într-o zi ajungi să nu-ți placă reflexia ta în ochii altora, încearcă să găsești metodele de a fi altfel. Nu uita că aspectele negative pe care le putem colecta printr-un feedback onest, direct și dozat în timp, ne fac să înțelegem că nu suntem suficienți de buni pe cât am vrea să credem și că lupta pentru perfecționare nu se oprește niciodată. Aaaa scuze, se oprește de multe ori de fapt, în cele mai multe cazuri prin operațiunea de pensionare (scuze dacă las loc la interpretări nedorite), iar de multe ori e plină lumea în care trăim de autosuficienți alimentați de propria piramidă a prostiei… un concept asemănător cu cel descris la finalul articolului referit în prima parte a acestui articol. Și ca să-i trag și un fluviu: Fluviile maiestoase își iau apa din râuri puternice nu din toate pâraiele tulburi.

Concluzii!?

Nu cred că mi-am încheiat studiul meu. Încercând să-mi explic plafonarea autosuficientă printr-o metaforă: sunt tipul care a sărit prea tare pe trambulină merg înainte cu speranța că peste câțiva ani va reuși să mă mai nemulțumească ceva, să mă încurajeze și să pot evolua spre un orizont mai larg al autocunoașterii.

Mulțumesc celor care mă ajută în evoluție!

10/07/2012

Branding Portal FEAA – Raspunsuri la Feedback

Având în vedere că sunt foarte multe observații legate de îmbunătățirea performanțelor Portalului FEAA, una din cele mai mari dezvoltări de SharePoint pentru instituțiile de educație, am considerat că este mai oportun să le pun pe toate la un loc, pentru că unele observații se repetă iar altele se datorează necunoașterii suficiente a funcționalităților.

Ne cerem scuze că nu răspundem chiar la toate mesajele, dar acestea vor fi luate în calcul și analizate. Le-am eliminat din redundanță cu altele de pe aici.

Studiul s-a desfășurat în perioada 23/04/2012 și 01/05/2012 și avem un număr de 233 răspunsuri complete. Detalii: http://portal.feaa.uaic.ro/chestionare/Lists/Branding%20Portal%202012/overview.aspx

Să începem:

1. In primul rand, as lucra mai mult la a-l face "browser independent". Este chiar obositor sa trebuiasca sa folosesti doar IE, mai ales cand nu este browser-ul pe care il utilizezi in mod normal. Si este evident pt toata lumea, cu noua interfata, portalul a devenit utilizabil in parametri normali doar pe IE.

În articolul Plan browser support (SharePoint Server 2010) este descrisă lista completă a browserelor suportate în SharePoint, incluzând limitările pentru browserele non-IE. Deci nu este folosit doar pe IE.

De exemplu, conform Google Analytics : În perioada 01 octombrie 2011 – 1 mai 2012 numărul de vizite pe Portal FEAA au fost de 1.077.088 din care:

Deci IE e cam pe locul 3 la acces pe Portal.

2. un nou design .. profesori mai activi.. o parte nu sunt deloc pe portal..

Un branding personalizat de SharePoint costă în jur de 4000 – 7500 Eur. Noi l-am obținut pe gratis pentru că studenta care l-a realizat are lucrarea de disertație la mine :)… și proiectul de practică. Suntem convinși că se poate face mult mai bine, de aceea am și realizat acest studiu, pentru că nu-l facem doar pentru admini ci în primul rând pentru studenți.

Profesorii au din punct de vedere tehnic acces în Portal (conturi și pagini pentru discipline.) Practic este la latitudinea fiecăruia să fie sau nu activ în Portal.

3. L-aș adapta astfel încât să se poata accesa de pe orice smatphone

Pentru Windows Phone 7 SharePoint merge nativ.

Pentru celelalte aveti o lista de aplicatii aici: http://sharepointlee.com/2010/09/27/sharepoint-on-the-ipad-and-android-2/

Sau aici http://itunes.apple.com/en/app/shareplus-office-mobile-client/id364895421?mt=8 sau aici: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.southlabs.android.SharePlusPro

Nu e problema noastră că aplicațiile respective costă destul de mulți bănuți…

4. As face portalul cum era inainte. Nici macar la acest chestionar nu am putut sa raspund ca lumea, tot trebuie sa ma joc cu bara derulanta pentru a vedea toate variantele de raspuns. De My Links nici nu mai spun… Acum acest portal arata mai mult ca un blog Consider ca informațiile sunt prea multe pentru a fi afisate doar pe mijlocul ecranului. În primul rând trebuie sa fie un portal practic, usor de utilizat si mai apoi sa aiba un design mai interesant. Poate sa fie si cacaniu in dungi atat timp cat pot citi ceea ce ma intereseaza direct din ecranul respectiv, fara a ma juca cu bara derulanta.

Mi-a placut paleta de culori din acest comentariu :). Da vom lua în calcul ideea cu bara derulantă. Până atunci am inventat noi o chestie care se cheamă Maximize și este amplasată în partea din dreapta sus a ecranului.

Sperăm să fie util. Despre My Links suntem în negocieri cu o firmă de programare care să inventeze un My Links dedicat pentru Portalul FEAA. Suntem la code review și când e gata va fi implementat spre satisfacția celor 612 utilizatori care foloseau opțiunea înainte de migrare.

5. Eu doresc o lista cu adresa de e-mail (pe care o si foloseste) a fiecarui profesor.

Datele detaliate de contact ale profesorilor FEAA se alfă pe site-ul FEAA la adresa: www.feaa.uaic.ro în secțiunea Departamente și acolo aveți AA sau EACSI, Personal academic. În pagina fiecărui profesor apare și adresa de e-mail. Dacă nu apare acolo, înseamnă că nu au deci trebuie contactați prin intermediul metodelor tradiționale.

6. … cand un profesor ataseaza mai multe documente, sa existe posibilitatea multi-selectului si descarcarii (acum se face doar individual).

Această funcționalitate este disponibilă, dar din păcate pentru unii doar în Internet Explorer. Pentru a ilustra modul de utilizare corect al descărcarii mai multor fișiere am realizat un mic filmuleț. La fel se poate face și încărcarea. În filmuleț lipsește o componentă prin care se mai cere odată parola atunci când se selectează opțiunea Explorer View.

Explorer View în Internet Explorer pentru copiere fișiere multiple.

7. Un buton pentru a ajunge la prima pagină, sau la secțiuni precum Secretariat atunci când te afli pe pagina specializării, în modulul unui anumit obiect și un buton pentru a ajunge la pagina principală a specializării atunci când te afli în modulul unui obiect, deoarece ar asigura o mai bună navigabilitate și nu aș mai fi nevoită să scriu din nou adresa portalului când vreau să ajung la altă secțiune.

Aspectele de navigare trebuiesc îmbunătățite și ele sunt în curs de rezolvare. Pentru a ajunge la Home se poate totuși accesa, iconița din partea din stânga sus a ferestrei și de acolo se pot alege diferite etape intermediare din structura paginii: Home (Portal FEAA), Ciclul de studii (Master), forma ciclului de studii (mastere de specializare), Anul de studiu (Anul II), Specializarea (EAI), Disciplina (SIAI). Mai bun de atât…!?

8. La sectiunea Secretariat ar trebui introdusa o sectiune in care sa se poata face cereri pentru adeverinte.

DA. Dar de ce?! Atâta timp cât politica și strategia pentru acest lucru nu este clară… sau nu este, încep să cred că m-am cam săturat să mă lupt cu morile de vânt, de aceea nici nu am mai continuat să dezvolt funcționalitățile de Adeverințe și Cereri on-line. Plus că nu sunt remunerat pentru așa ceva și nici timp nu am pentru că trebuie să-mi găsesc surse de supraviețuire în alte locuri. Sorry pentru asta, dar acesta este adevărul. Dacă preferați vă pot spune și o minciună. :)

9. Mi-ar placea sa ne putem abona oarecum la un anumit subiect astfel incat sa fim informati pe mysite, ce alte modificari au intervenit. De exemplu, la obiectul TIC din anul I, daca ma abonez la aceasta sectiune, sa primesc pe mail o atentionare(!!!elemente noi in sectiunea TIC.) De ce vreau acest lucru? Pentru ca in sesiune intram si de 20 de ori pe zi ca sa aflam un EVP sau nota la un examen.

Această opțiune există și este disponibilă în mai multe variante. Limitarea constă doar în faptul că funcționează doar cu adrese de e-mail de pe serverul de e-mail al FEAA.

Pentru a putea fi la curent cu informațiile dintr-o anumită listă trebuie să mergeți în lista respectivă și din Toolbar puteți alege opțiunea Alert Me sau puteți face subscripție RSS la acea listă. În imaginea de mai jos se exemplifică pentru lista de anunțuri de la Secretariat.

Pentru a putea să vă schimbați adresa de e-mail trebuie să accesați My Profile, opțiunea Edit my profile, apoi în secțiunea Contact Information editați adresa de la Work E-mail și dați Save and Close. Replicarea informației nu se realizeaza instant.

10. Calea catre pagina curenta, formata din link-uri catre categoriile si subcategoriile in care se afla pagina curenta (numita si "breadcrumbs"), constituie un element de navigatie foarte util, dar care din pacate a fost sters din noua versiune a portalului. Reintroducerea acestuia ar constitui o imbunatatire majora in navigabilitatea site-ului.

Bună idee. Vom studia.

11. Inteleg conceptul de "securitate", dar asta este exagerat….si foarte stresant

Și noi suntem suficienți de stresați de această securitate. SharePoint ca tehnologie a fost gândit pentru zona de Intranet cu calculatoare în Domeniu. Dacă observați când sunteți în laboratoare sau biblioteca nu vi se cere niciodată parola. Modul în care l-am implementat noi cu funcționalități de acces direct de pe Internet, a asprit modul de autentificare. Pentru documente, NU este necesar să le deschideți direct din Portal. Mai bine le salvați local și nu o sa vi se mai ceară parola.

În versiunea curentă a fost implementată și o componentă de Office Web App pentru a putea deschide documentele direct din Browser fără a mai fi nevoie de a le descărca local sau a le deschide direct din programele dedicate. Această funcționalitate a stârnit un val de proteste violente, fapt pentru care am fost nevoiți să o închidem. Userii dictează, noi efectuăm.

12. As scrie pe prima pagina toate noutatile cu litere mai mari, pentru a capta atentia studentului, deodata dupa ce acesta va accesa portalul.

Bună observația și cred că o putem realiza din branding. Predau legătura la Adela.

13. Prefer sa nu raspund.

Noi am fi preferat să răspundeți… Feedback-ul negativ, spus cu cuvinte pozitive chiar poate ajuta.

14. Cadrele didactice sa fie obligate sa posteze si sa raspunda intrebarilor adresate de studenti. Sa fie o sectiune a studentilor in care sa nu fie nicio restrictie ! Va multumim !!!

NU putem obliga cadrele didactice să răspundă. NU putem lăsa Portalul complet în mâna studenților. Există Zona Studenți în care sunt secțiuni dedicate activităților studențești dar NU VOM permite niciodată anunțurile matrimoniale, comerț cu referate, proiecte, telefoane și chiloți prin intermediul Portalului. Vă mulțumim pentru înțelegere.

15. …e stupid faptul ca nu pot descarca mai multe fisiere simultan. Sectiune de biblioteca functionala? Din nou cu functionalitati de cautare care sa se ridice la un anumit nivel.

Vedeți punctul 6 vă rog și filmulețul video de acolo. Cred că necunoașterea este de fapt o cale către stupiditate.

Despre Biblioteca… nu știu exact ce ar trebui să fie funcțional acolo, dar ideea nu este chiar rea.

Cu căutarea am mai întâlnit și noi probleme. Le cunoaștem și le tratăm cu maximă seriozitate. Am prefera totuși să fi știut mai concis care sunt problemele acolo. Exemple concrete. Dacă citiți acest articol vă rugăm să lăsați un mesaj detaliat cu exemple din domeniu.

16. Parola care expira odata la 3 luni incurca la maxim.

Preferăm să încurcăm decât să creem probleme mai serioase. O parolă aflată de cineva rău intenționat poate crea mari probleme din punct de vedere al securității. V-ar place să vă știe cineva parola de la e-mail de exemplu? Sau de la contul de Facebook? La fel e și pe Portal. Poate chiar mai grav. Conform normelor de securitae standard (ISO 27001) o parolă trebuie să expire odată la 42 de zile, sau în cazul site-urilor web publice odată la 72 de zile. Noi am relaxat puțin norma aceasta de securitate dar nu o putem depăși cu mult. Înțelegem nemulțumirea dar nu putem crea breșe.

17. Consider ca trebuie sa existe posibilitatea de a accesa portalul in mai multe limbi de circulatie internationala.

Avem Engleză și Română. Putem pune și franceză și arabă și chineză… dar nu înțeleg exact motivația pentru care am face asta. Conținutul, mă refer la documente și mesaje sunt în mare parte în Română. Cu ce l-ar ajuta pe un francez să vadă meniurile în limba lui dacă conținutul este doar în română?

18. Adeverinte de student in format electronic; Secretariat online – sa se raspunda la intrebari online; Arhiva imbunatatita (documente vechi, better knowledge management)

Obiectiv, scurt și concis. Sperăm să citească cine trebuie :)

19. rezolvarea odata pentru totdeauna a posibilitatii de a downloada direct documentele fara a le deschide in prealabil (implicit renuntarea la acel word integrat practic inutil chiar si in Explorer).

În orice browser în dreptul documentului există un meniu contextual din care se poate descărca direct o copie a documentului fără a fi necesară deschiderea acestuia. Detalii în fotografia de mai jos. Sau dacă vă place mai mult vedeți posibilitatea de a da cu butonul din dreapta a mouse-ului pe fișier și alegeți din meniul contextual opțiunea Save target As…

20. Ce n-am mai inteles e combinatia englezo-romana de pe portal. Mi s-ar parea foarte just sa fie o versiune integral in limba romana si o versiune separata (poate o mini-versiune cu elementele esentiale) in engleza pentru studentii straini (banuiesc ca exista si studenti straini la FEAA).

Fiecare student/user de portal își poate alege limba de afișare din meniul din stânga sus. Și chestia asta este valabilă pentru anumite pagini… aici poate fi o mică inadvertență pe care trebuie să o corectăm.

21. Apreciez efortul si dorinta de schimbare insa, in opinia mea, nici macar acest chestionar nu foarte inspirat si nu permite studentilor sa isi exprime parerea.

Oare cum nu le permite studenților să-și exprime părerea?! Dilematic de interesant ca totuși v-ați exprimat o părere care nu vi s-a permis să o exprimați. Halucinant :)

22. as face altul

În PHP cu MySQL? :) Acu serios vorbind, dacă aveți idei mai bune în raportul: usability-security-manageability sunt dispus să discutăm pe larg și deschis.

Huh… și altele care repetă cam ce s-a scris mai sus. M-am străduit să fiu cât mai obiectiv și scuze pentru caustica anumitor sentințe de pe aici. Am permis să se răspundă anonim la chestionar pentru că am vrut responsabilitate. Mulțumim mult pentru părerile voastre și așteptăm și alte comentarii și păreri aici. Am primit păreri responsabile și păreri care ne-au validat o serie de probleme pe care le cunoșteam… dar și câteva idei noi pe care ar trebui să le punem în practică.

Spor în ceea ce faceți!

01/05/2012

Excel: Custom consolidation

Consolidarea sau centralizarea reprezintă una din problemele principale ale celor care lucrează cu mai multe foi de calcul din Excel, pe care la anumite perioade de timp trebuie să le centralizeze.

Prezentul articol dorește să prezinte o metodă de rezolvare a acestei probleme.

În mare parte la consolidare trebuie să încercăm să ne încadrăm în anumite restricții, mai ales în contextul în care lucrăm cu fișiere multiple:

Structura fișierelor să fie identică: același tip și număr de coloane; liniile să aibă coduri din același interval;
Respectarea convențiilor de nume: Ex: numele fișierelor de genul numeagent-luna.xlsx; numele foilor de calcul sau a tabelelor de date etc.

De cele mai multe ori teoria este atât de simplă pentru că poți să predai ce vrei, cum vrei, sau cum ai învățat acasă. În practică, practic cam câți oameni sunt care lucrează, cam atâtea metode sunt.

Mai jos avem un model de fișier de vânzări de la 3 agenți pe o perioadă de 5 zile. Datele despre vânzări sunt în cifre să presupunem.

https://r.office.microsoft.com/r/rlidExcelEmbed?su=7981371974048657041&Fi=SD6EC38785F56DAE91!2212&ak=t%3d0%26s%3d0%26v%3d!AAAU-nfKVpuMcbw&kip=1

Descărcare fișier Excel

Fiecare agent vinde o anumită gamă de sortimente iar la finalul săptămânii folosind o metodă sau alta un operator încearcă să facă centralizarea datelor.

În mare parte operațiunile manuale care nu au nici o fel de productivitate și care sunt sortite cel mai adesea greșelilor de operare, le-am numit eu generic: MDT (Metoda De la Țară).

În foaia MDT1

Datele din această foaie de calcul sunt preluate cu copy/paste din 3 foi de calcul cu date despre vânzările agenților.

După care am realizat sortarea după cod produs, și am realizat sub-totaluri cu sumă pentru fiecare zi, grupate după coduri.

Dezavantaje:

datele nu sunt dinamice
dacă sunt prea multe fișiere de centralizat operațiunile de deschidere închidere sunt consumatoare de timp.
nu mai cunoaștem sursa originală a datelor
riscuri de operare.

În foaia MDT2

Datele din această foaie de calcul sunt preluate cu copy/paste special din 3 foi de calcul cu date despre vânzările agenților.

Operațiunea este simplă dar dacă ordinea codurilor sau numărul de linii este diferit se pierde consistența datelor.

Dezavantaje:

datele nu sunt dinamice
dacă sunt prea multe fișiere de centralizat operațiunile de deschidere închidere sunt consumatoare de timp.
nu mai cunoaștem sursa originală a datelor
riscuri de operare
necesitatea respectării numărului de linii și consistență a datelor

În foaia MO

Datele din această foaie de calcul sunt preluate cu Data, Consolidate din 3 foi de calcul cu date despre vânzările agenților.

Avantaj:

– rapiditatea cu care sunt centralizate datele

Dezavantaje:

Nu este dinamic
Când zonele de date sunt formatate ca tabel, nu putem folosi opțiunea Top Row!
De fiecare data când se schimbă structura unui tabel (numărul de coloane sau linii), trebuie să refacem consolidarea!

Funcționează și cu date din fișiere diferite.

În foaia MP

Datele din această foaie de calcul sunt preluate cu VLOOKUP din 3 foi de calcul cu date despre vânzările agenților și se realizează însumarea datelor.

În același timp este realizată tratarea erorilor de tip #N/A folosind funcția ISNA()

Dezavantaje:

complexitatea formulei
modul greoi de extensibilitate a formulei

Avantaje:

complet dinamic
nu are importanță numărul de linii dintr-o parte sau alta
funcționează foarte bine din tabele de date

Funcționează și cu date din fișiere diferite.

Formula de calcul pentru primul cod de produs:

=IF(ISNA(VLOOKUP($A3;AgentA;B$1;FALSE))=TRUE;0;VLOOKUP($A3;AgentA;B$1;FALSE))+IF(ISNA(VLOOKUP($A3;AgentB;B$1;FALSE))=TRUE;0;VLOOKUP($A3;AgentB;B$1;FALSE))+IF(ISNA(VLOOKUP($A3;AgentC;B$1;FALSE))=TRUE;0;VLOOKUP($A3;AgentC;B$1;FALSE))

Sper să vă fie util.

PS. Dacă mai aveți idei de îmbunătățire sau tot felul de probleme ciudate din practică vă rog să le pasați aici cu încredere pentru că le dau la studenți să le rezolve/optimizeze.

25/04/2012