Studiu cu privire la digitalizarea instituțiilor publice din România

„Organizational change requires individual change.”

Context

În ultima perioadă circulă din ce în ce mai mult în media din România și nu numai, tema inteligenței artificiale. Pare un subiect de interes, mai ales că suportă multe combinații cu teoriile conspirației, fără a fi o conspirație în sine. Dar oare cât de pregătită este administrația publică din România, în fața (poate) unui următor val al digitalizării? Cât de pregătiți suntem acum cu tehnologiile pe care le avem să facem față unei comunicații cât mai apropiate de cetățean și ce servicii îi oferim? Folosim Social media pentru a comunica cu ei? Comunicarea on-line influențează oare deciziile pe care le ia administrația locală în folosul comunității?

Acestea sunt doar câteva din zecile de întrebări la care se încearcă să se răspundă în diferite cercuri de discuții mai mult sau mai puțin academice, sociale sau politice. În acest sens, o echipă de profesori din cadrul Universității „Alexandru Ioan Cuza” din Iași derulează o cercetare privind digitalizarea instituțiilor publice din România, pentru a propune soluții care să vină atât în sprijinul unei bune administrări, cât și a unor condiții mai performante în raport cu funcționarii din instituțiile publice. Urmărim să obținem o imagine detaliată a nivelului de digitalizare, a serviciilor publice online, a comunicării cu cetățenii și a provocărilor profesionale pentru funcționarii din cadrul sectorului public.

Cercetările academice pot fi relevante și pot conduce la soluții aplicabile și utile doar într-un proces participativ, prin cunoașterea în detaliu a percepțiilor, a opiniilor și a așteptărilor celor care, în diferite poziții executive sau de conducere în administrația publică, se confruntă cu limitări sau oportunități asociate digitalizării și comunicării online. Prin digitalizare în sensul acestui studiu, ne referim la calculatoare/laptopuri, aplicații și platforme de comunicare/altele similare.

Cercetări existente

Cercetarea noastră a pornit de la indicatorul DESI (https://digital-strategy.ec.europa.eu/ro/policies/desi) în care România, ocupa în anul 2022 ultima poziție.

Nu avem detalii despre modul în care sunt colectate datele care compun acest indicator, dar în cercetarea noastră ne propunem să schimbăm modul de abordare, și să depășim bariera cantitativă a majorității cercetărilor, prin utilizarea metodologiei de cercetare calitativă ADKAR (https://www.prosci.com/methodology/adkar). Idea de bază este de identifica modul în care se comunică în prezent cu cetățenii și să înțelegem implicarea umană în procesul de integrare a tehnologiilor digitale în cadrul administrației publice locale. Aparent fiecare din noi dorește o schimbare în bine între instituțiile statului și cetățeni prin îmbunătățirea comunicării și a transparenței procesului decizional. Dar de cele mai multe ori suntem limitați de resursele materiale și financiare disponibile. În opinia noastră atât timp cât resursa umana este informată și deschisă la nou, abordarea temei digitalizării se poate transforma mult mai ușor într-o poveste de succes.

Proiectarea cercetării

Pentru a avea o imagine extinsă a percepției angajaților din instituțiile publice am introdus mai multe întrebări de tip open text, a căror răspuns va fi analizat în detaliu cu instrumente specifice de text.

Publicul țintă al chestionarului sunt Primăriile din întreaga țară, Prefecturile și Consiliile județene. Pentru a le adresa direct și specific, chestionarul a fost împărțit pe județe, un prim nivel al gradului de implicare și interes în sprijinul cercetării fiind chiar numărul de răspunsuri oferite în fiecare județ. Înțelegerea noastră este ca fiecare UAT să ne ofere cel puțin un răspuns complet la chestionar.

Una din provocările majore a fost colectarea datelor de contact a Primăriilor din țară. Ne-am fi așteptat ca undeva pe site-urile Guvernului sau Prefecturilor să găsim colecții de date de contact actualizate. Colectarea datelor de intrare a început cu site-ul https://data.gov.ro/ de pe care am descărcat un set de date cu primării. Din păcate în primă etapă am identificat doar numele UAT-urilor și mai multe detalii dar doar 482 de adrese de email și 531 de site-uri web din totalul de 3278 la nivel național.

Records	Website	Email
3278	531	482
	16,20%	14,70%

După mai multe încercări de colectare, folosind cu succes tehnici de web scraping și corecturi manuale în anumite cazuri, am reușit să colectăm 3186 adrese de primării, 42 prefecturi și tot atâtea adrese pentru consiliile județene.

Și metoda automată și cea manuală nu ne-a pus în situația de a identifica faptul că în multe cazuri site-urile oficiale ale primăriilor nu funcționează pentru preluare date de contact, iar în alte cazuri pe site-urile primăriilor există anumite adrese de email iar pe site-urile consiliilor județene există adrese vechi.

Din analiza adreselor de email am identificat că majoritatea primăriilor din țară folosesc ca adresă de contact o adresă de Yahoo Mail.

Top 15 Domenii după numărul de primării:

Rank	Domenii	Count
1	yahoo.com	1917
2	gmail.com	153
3	cjdolj.ro	110
4	cjmures.ro	102
5	cjbihor.ro	72
6	sejmh.ro	51
7	prefecturaprahova.ro	43
8	clicknet.ro	30
9	judetulolt.ro	22
10	artelecom.net	18
11	cjtimis.ro	17
12	yahoo.co.uk	13
13	freemail.hu	11
14	personal.ro	10
15	hotmail.com	10

Remarcăm la o simplă analiză că există o apetență ridicată față de sistemele de email publice, dar există și județe care au standardizat adresele UAT-urilor din subordine: Dolj și Mureș în mod complet și unitar, Bihor, Mehedinți, Prahova, Timiș în mod parțial.

În urma lansării campaniei de email, am identificat că adresele de email ale domeniilor prefecturaprahova.ro și judetulolt.ro nu sunt funcționale.

S-a întâmplat să identificăm și primării care nu au o adresă de email sau un site web propriu, ci sunt găzduite în portaluri de prezentare a acestora. Construirea și întreținerea unui site web propriu sau a unui server de email necesită cunoștințe specializate și relativ scumpe, ceea ce justifică oarecum lipsa lor. Legat de

O primă idee care se desprinde din această analiză incipientă este aceea că ar trebui să existe un cloud guvernamental de tip SaaS în care să fie puse la dispoziția UAT-urilor, cu resurse tehnice limitate, servicii de găzduire web și sau/email. Au fost identificate în analiza noastră mai multe platforme de eGuvernare (dezvoltate de companii private) care vin în sprijinul UAT-urilor pentru componenta de digitalizare. Amintim pe moment: Regista , Cityon, Citymanager , urmând ca la finalul studiului să identificăm toate celelalte soluții utilizate.

Derularea chestionarului

Emailurile au fost lansate, în mod individual sau grupat către UAT-uri folosind tehnici de mail merge, în perioada 23.11.2023 – 27.11.2023.

Chestionarele sunt realizate în platforma Microsoft Forms și conțin 23 de întrebări cu tot cu datele demografice. Timpul estimat de răspuns este de 15 minute.

Pentru o imagine cât mai exactă a modului în care este percepută digitalizarea în instituțiile publice din România avem nevoie de cât mai multe răspunsuri.

După 24 de ore de la lansare, au fost primite 160 de răspunsuri de la UAT-urile din țară, atât din mediul rural cât și din mediul urban. Raportat la numărul de emailuri corecte trimise și numărul de răspunsuri menținem permanent un grafic de monitorizare a procentului de răspunsuri din total.

[UPDATE 19.12.2023] Până în prezent am depășit 400 de răspunsuri:

La ora actuală, datorită ajutorului Consiliului județean Iași am reușit să avem un număr mare de răspunsuri, depășind 15% la nivel național.

Cele mai mari probleme cu răspunsurile (sub 8) sunt în județele Olt, Călărași, Mehedinți, Ilfov, Dâmbovița, Constanța, Bihor.

Mulțumim tuturor celor care ne ajută cu răspunsuri pentru a avea o imagine cât mai completă a stării de fapt legată de digitalizare și comunicare între UAT-urile din România și cetățeni.

Perioada de derulare a colectării datelor este între 27.11.2023 și 22.12.2023. În cazul în care sunteți un reprezentant al unei primării din țară și nu ați primit emailul nostru de solicitare răspuns la chestionar, vă rugăm să ne scrieți pe adresa: greavu@uaic.ro

Interpretarea rezultatelor va fi trimisă spre cei care au solicitat acest lucru și va face obiectul unor articole științifice și de informare și conștientizare a domeniului.

Campanie de cercetare derulată în cadrul proiectului: INDI-DeR project – https://cse.uaic.ro/indider

29/11/2023

Campionatul Mondial de #Excel #FMWC – 2023

Acest articol este o scurtă descriere a experienței mele la Campionatul mondial de Excel, ediția 2023.

Informația pe scurt: A fost super, chiar dacă nu am reușit să mă calific pe tabloul principal de 128. Poate anul viitor.

În urmă cu mai bine de 1 an, undeva prin august, un prieten m-am provocat să mă înscriu și eu în această competiție, organizată de FMWC – Financial Modeling World Cup https://www.fmworldcup.com/, o asociere de companii din domeniul financiar, software și consultanță, care au reușit să creeze un concept foarte interesant de eSports din rezolvarea unor probleme prin utilizarea Microsoft Excel.

Am participat la calificările din 2022 dar a fost foarte bizar pentru că lipsit de experiență, nici nu știam unde să dau răspunsurile.

Ediția 2023 în schimb a fost mult mai interesantă pentru că s-a transformat într-o competiție pe o perioadă mai lungă de timp. În fiecare lună s-a organizat câte o rundă de calificare, din care erau aleși doar primii 5. În fiecare rundă era prezentat un caz diferit.

Formatul unei runde

Pentru a putea participa, ca la orice competiție sportivă trebuie să te înscrii prin plata taxei de participare. Prețul este de 20$ fără TVA.

Competițiile sunt anunțate pentru fiecare lună dinainte și pot fi la 5PM GMT sau 7 AM GMT.

Înainte cu câteva minute de ora de start, se primește un email în există un link către un site web de unde se descarcă fișierul de lucru și în care trebuie să dai răspunsurile în timp ce rezolvi.

Fiecare fișier de lucru are 5 niveluri de dificultate, de la Very Easy sau Easy pana la Hard sau Very Hard. Pe lângă cele 5 niveluri cu scor diferit fiecare mai există de obicei 3 întrebări bonus. În final poți obține maximum 1250 de puncte.

Pe măsură ce rezolvi un nivel completezi întrebările din pagina web deschisă.

Fiecare rundă durează 30 de minute.

La finalul rundei trebuie salvat modelul pe care ai lucrat și încărcat în pagina de examen. Fără acel fișier, rezultatele din pagină nu sunt luate în calcul.

După finalizarea celor 30 de minute se intră în live-uri, în care sunt invitați de obicei 4 jucători (din top 20-50) pentru a rezolva live cazul. Există de asemenea moderatori care comentează live evenimentul pentru urmăritorii de pe Youtube.

Rezultatele se publică la câteva ore de la finalizarea rundei pe https://www.fmworldcup.com/excel-esports/road-to-las-vegas-2023-rankings/

În medie la fiecare din cele 9 runde au participat cam 120 de jucători, eu reușind să obțin punctaj de fiecare dată. Ce e drept puțin, dar a fost. Runda 5 a fost cea în care am obținut cel mai bun punctaj de peste 500.

Precalificările

În Weekend au fost organizate sesiunile de precalificări pentru tabloul principal… unde au participat peste 500 de oameni din întreaga lume. În 2022 au participat 526 de oameni din întreaga lume.

Din cei 500, aproape 150 nu au reușit să trimită fișierul cu rezolvările… eu reușind în ultima secundă din ultimul minut să încarc fișierul.

Rezultatele centralizate aici: https://www.fmworldcup.com/excel-esports/mewc-2023-rankings/

Personal nu sunt mulțumit de rezultatul obținut, dar sunt super încântat de cât de mult am reușit să învăț. Un pic mai mult antrenament și aș fi putut obține un scor și mai bun.

La una din probleme am reușit să o rezolv dintr-o singură funcție, exact în stilul celor pe care-i urmăresc pe diferite canale. În funcție parsez textul pas cu pas și-l transfer între tabele intermediare totul într-o sigură formulă.

Una din probleme este că nici nu lucrez Excel zi de zi, iar ceea ce se face la facultate… este la nivel începător. Un alt aspect este dat de faptul că nu mi-am permis financiar să-mi cumpăr un pachet de instruire / antrenament… care poate ajunge la câteva sute de dolari.

Una peste alta, deja m-am înscris pentru ediția 2024!

Pentru cei care doresc să vadă live-ul din calificări: https://www.youtube.com/@FMWC

O descriere mai pe larg despre experiența mea în competiție, găsiți meet-up-ul organizat de Romania Power BI & Modern Excel User Group. Înregistrarea evenimentului aici: https://www.youtube.com/watch?v=aDjghQvt_f4&t=2925s&ab_channel=SSBICentral

E clar când nu ești sub presiunea timpului ai timp și de artificii.

Mi-ar plăcea să văd cât mai mulți români în competiție și să ne „antrenăm” împreună! De asemenea, este și competiție pentru studenți… dar cu un pic mai multă orientare spre zona de financiar.

Mie mi-a plăcut și mai ales mă bucur că o astfel de competiție te scoate din zona de confort și te pune serios pe învățat.

08/10/2023

Calcule cu funcții dinamice pe tabele merged în #Excel

În articolul trecut, expuneam problemele pe care le putem avea dacă păstrăm datele într-un tabel cu celule unite (merged). Articolul curent este mai mult un exercițiu de prezentare a unor funcții dinamice pentru rezolvarea problemei de însumare a valorilor dintr-un tabel cu merged cells. Atenție! Nivelul de dificultate poate fi considerat prea ridicat, dar încerc să explic pas cu pas.

În imagine este prezentat tabelul original, coloanele A:D și raportul final în coloanele T:U.

Formula din T3 este:

=LET(tc; TOCOL(B2:B100);

coln; SCAN(0;tc;LAMBDA(a;v;IF(a=0;v;IF(v=0;a;v))));

ft; HSTACK(coln; D2:D100);

un; UNIQUE(TAKE(ft;;1));

suma; BYROW(un;LAMBDA(r; SUM(FILTER(TAKE(ft;;-1);TAKE(ft;;1)=r))));

HSTACK(un; suma))

Ca să ajungem gradual la această formulă, în coloana G avem formula: =TOCOL(B2:B17)

Rezultatul formulei este un array care conține valorile specifice din tabelul cu date, înlocuind celulele din merged cells cu 0. Notam în articolul precedent că în merged cells, valoarea afișată se află doar în prima celulă din bloc, restul fiind vide. TOCOL() realizează automat umplerea cu 0 a celulelor blank.

Ca să pot completa automat valorile 0 cu numele celui din blocul de celule, propun în coloana I, funcția =SCAN(0;G2#;LAMBDA(a;v;IF(a=0;v;IF(v=0;a;v)))) , în care:

0 este valoarea curentă de la care pornește scanarea. În fapt ea este imput pentru parametrul a (acumulator) din LAMBDA(). G2# este referința către rezultatul funcției TOCOL() din etapa precedentă. Esența în rezolvare este funcția LAMBDA() care trebuie să aibă în SCAN() doi parametri: a – acumulat, v – valoare curentă. Normal, acești parametri se pot chema și altfel, dar am văzut că mulți utilizatori de Excel preferă acest format. SCAN-ul evaluează fiecare valoare din sursa de date (G2#) și pe baza execuției din LAMBDA afișează o valoare la fiecare linie. În momentul în care începe execuția LAMBDA() parametrul a are valoarea 0. Dacă ea este 0 atunci se afișează valoarea curentă din blocul de date. De asemenea, a preia automat valoarea curentă a lui V care este valoarea de linie. La următoarea linie, dacă v nu era 0, a devine primul nume, deci la rândul următor a nu va mai fi 0 IF-ul intr-înd pe FALSE. Aici, dacă V-ul este 0 se preia valoarea acumulator ceea ce înseamnă valoarea de deasupra. Dacă V nu este 0 atunci se preia noul V. Pare complicat, dar în fapt sunt doar două IF-uri, care trebuie să returneze două valori. Mai greu este să ajungi la înțelegerea care este valoarea lui V și a lui A pe o anumită linie.

Pentru a obține acum un tabel cu coloana rezultată din SCAN și coloana de valori din tabelul inițial, în K2 am folosit funcția: =HSTACK(I2#;D2:D17)

HSTACK() este o funcție care pentru fiecare parametru generează o nouă coloană într-un tabel array rezultat. Dacă aș fi folosit VSTACK() atunci rezultatul ar fi fost o singură coloană cu primele linii din prima coloană continuate cu cea din a doua coloană.

Combinând aceste 3 funcții avem o primă funcție LET() cu variabilele TC, COLN și FT. FT este de fapt final table pe care trebuie să-l parcurg pentru a ajunge la nume unice cu sume cumulate.

Ca să pot obține formula finală, în Q4: am introdus o simplă funcție UNIQUE() pe baza datelor din N:O. Formula este aplicată doar pentru coloana de nume. Pentru a calcula acum valorile ar fi foarte simplu să utilizăm un SUMIF() dar intenția mea este de a folosi acest calcul direct într-un LET() care presupune că trebuie să tratăm dinamic coloana de nume, linie cu linie, necunoscând totalul de linii rezultat.

Rezolvarea în această etapă se poate realiza cu MAP() sau BYROW() depinde de modul de abordare: BYROW() ia toate coloanele din linie, MAP() apelează doar o singură coloană dintr-un tabel, linie cu linie.

Am preferat BYROW() pentru această formulă pentru a prezenta o altă funcție, MAP() fiind destul de des prezentat în articolele de pe internet.

Astfel funcția din R4: =BYROW(Q4#;LAMBDA(r; SUM(FILTER($O$4:$O$19;$N$4:$N$19=r)))) , în care:

Q4# este coloana cu nume unice, r este parametrul din LAMBDA() care face referire la linia curentă, după care avem o sumă pe un FILTER() pe coloana de sume, pe baza condiției ca numele să fie egal cu valoarea lui r.

Dacă preferați MAP() în formula din R4 schimbăm pur și simplu BYROW cu MAP și funcționează identic.

Această a doua parte se transformă în formula din T3, în variabilele un și suma. Având în vedere că sunt înglobate într-un LET() nu avem cum să ne adresăm în ele la anumite celule, blocuri de celule dintr-o foaie de calcul. Această problemă o rezolvăm prin funcția TAKE() care ne permite să preluăm dintr-un tabel definit anterior, în cazul de față ft, un anumit număr de linii sau coloane. Al doilea parametru din TAKE() este numărul de linii , care la mine este omis, iar al treilea parametru este numărul de coloane. Dacă specificăm valoarea 1 va prelua prima coloana din stânga, valoarea 2, primele două coloane din stânga, iar dacă trecem valori cu -1, -2 se vor prelua ultima coloană din dreapta dintr-un tabel definit sau ultimele două (-2).

Ultima operație din formula din T3 este dată de unificarea prin HSTACK() a variabilelor un (nume unice) și suma (valorile însumate).

Puteți să descărcați fișierul Excel din acest articol de aici. Vă reamintesc că funcțiile dinamice sunt disponibile doar în anumite versiuni de Excel.

În concluzia acestui articol: nu mai utilizați tabele merged… și nu mai colectați date în Excel. Folosiți SharePoint!

P.S. Sunt convins că această problemă se poate rezolva și cu Power Query… dar poate într-un articol viitor.

15/09/2023