Excel: Custom consolidation

Consolidarea sau centralizarea reprezintă una din problemele principale ale celor care lucrează cu mai multe foi de calcul din Excel, pe care la anumite perioade de timp trebuie să le centralizeze.

Prezentul articol dorește să prezinte o metodă de rezolvare a acestei probleme.

În mare parte la consolidare trebuie să încercăm să ne încadrăm în anumite restricții, mai ales în contextul în care lucrăm cu fișiere multiple:

  • Structura fișierelor să fie identică:  același tip și număr de coloane; liniile să aibă coduri din același interval;
  • Respectarea convențiilor de nume: Ex: numele fișierelor de genul numeagent-luna.xlsx; numele foilor de calcul sau a tabelelor de date etc.

De cele mai multe ori teoria este atât de simplă pentru că poți să predai ce vrei, cum vrei, sau cum ai învățat acasă. În practică, practic cam câți oameni sunt care lucrează, cam atâtea metode sunt.

Mai jos avem un model de fișier de vânzări de la 3 agenți pe o perioadă de 5 zile. Datele despre vânzări sunt în cifre să presupunem.

 

 

https://r.office.microsoft.com/r/rlidExcelEmbed?su=7981371974048657041&Fi=SD6EC38785F56DAE91!2212&ak=t%3d0%26s%3d0%26v%3d!AAAU-nfKVpuMcbw&kip=1

Descărcare fișier Excel

Fiecare agent vinde o anumită gamă de sortimente iar la finalul săptămânii folosind o metodă sau alta un operator încearcă să facă centralizarea datelor.

În mare parte operațiunile manuale care nu au nici o fel de productivitate și care sunt sortite cel mai adesea greșelilor de operare, le-am numit eu generic: MDT (Metoda De la Țară).

În foaia MDT1

Datele din această foaie de calcul sunt preluate cu copy/paste din 3 foi de calcul cu date despre vânzările agenților.

După care am realizat sortarea după cod produs, și am realizat sub-totaluri cu sumă pentru fiecare zi, grupate după coduri.

Dezavantaje:

  • datele nu sunt dinamice
  • dacă sunt prea multe fișiere de centralizat operațiunile de deschidere închidere sunt consumatoare de timp.
  • nu mai cunoaștem sursa originală a datelor
  • riscuri de operare.

În foaia MDT2

Datele din această foaie de calcul sunt preluate cu copy/paste special din 3 foi de calcul cu date despre vânzările agenților.

Operațiunea este simplă dar dacă ordinea codurilor sau numărul de linii este diferit se pierde consistența datelor.

Dezavantaje:

  • datele nu sunt dinamice
  • dacă sunt prea multe fișiere de centralizat operațiunile de deschidere închidere sunt consumatoare de timp.
  • nu mai cunoaștem sursa originală a datelor
  • riscuri de operare
  • necesitatea respectării numărului de linii și consistență a datelor

În foaia MO

Datele din această foaie de calcul sunt preluate cu Data, Consolidate din 3 foi de calcul cu date despre vânzările agenților.

image

Avantaj:

– rapiditatea cu care sunt centralizate datele

Dezavantaje:

  • Nu este dinamic
  • Când zonele de date sunt formatate ca tabel, nu putem folosi opțiunea Top Row!
  • De fiecare data când se schimbă structura unui tabel (numărul de coloane sau linii), trebuie să refacem consolidarea!

Funcționează și cu date din fișiere diferite.

În foaia MP

Datele din această foaie de calcul sunt preluate cu VLOOKUP din 3 foi de calcul cu date despre vânzările agenților și se realizează însumarea datelor.

În același timp este realizată tratarea erorilor de tip #N/A folosind funcția ISNA()

Dezavantaje:

  • complexitatea formulei
  • modul greoi de extensibilitate a formulei

Avantaje:

  • complet dinamic
  • nu are importanță numărul de linii dintr-o parte sau alta
  • funcționează foarte bine din tabele de date

Funcționează și cu date din fișiere diferite.

Formula de calcul pentru primul cod de produs:

=IF(ISNA(VLOOKUP($A3;AgentA;B$1;FALSE))=TRUE;0;VLOOKUP($A3;AgentA;B$1;FALSE))+IF(ISNA(VLOOKUP($A3;AgentB;B$1;FALSE))=TRUE;0;VLOOKUP($A3;AgentB;B$1;FALSE))+IF(ISNA(VLOOKUP($A3;AgentC;B$1;FALSE))=TRUE;0;VLOOKUP($A3;AgentC;B$1;FALSE))

 

Sper să vă fie util.

PS. Dacă mai aveți idei de îmbunătățire sau tot felul de probleme ciudate din practică vă rog să le pasați aici cu încredere pentru că le dau la studenți să le rezolve/optimizeze.

#ImagineCup 2012 – News (6)

Noutăți de pe de pe terenul de joacă cu imaginația, tehnologiile și pasiunea.

S-au întâmplat destul de multe de la ultimul număr al acestui mini-buletin. Cea mai importantă știre este că s-au încheiat înscrierile pentru toate secțiunile, și majoritatea secțiunilor sunt în Runda a doua, care este și ea aproape pe sfârșite. Revenim cu date pe fiecare secțiune.

Cea mai așteptată știre, se lasă încă așteptată… dar suntem pe drumul cel bun. S-a lansat ne-oficial site-ul http://imaginecup.ro, un proiect mai vechi al echipei Microsoft România, care în sfârșit își arată primele ”raze”. Conținutul este încă nemodificat de câteva zile, dar vor apărea și acestea în curând.

image

O chestiune interesantă:  În site-ul imaginecup.ro secțiunea ic romania, este specificată o informație despre proiectele din restartedu.ro. Esența ideii este că restartedu.ro este un furnizor de idei pentru Imagine Cup dar în același timp și o colaborare win-win, pentru că vorbim pentru prima dată de sume în bani pentru finaliștii români. 5000 USD pentru a pune în practică o idee este un început timid, dar bun pentru studenții noștri.

Totuși, după ediția anterioară a Restart România, am devenit extrem de sceptic despre modul în care sunt jurizate proiectele în cadrul acestui proiect Restart. Aceste proiecte nu vor intra în competiție directă cu celelalte proiecte propuse din țară, dar detalii tehnice nu avem încă. Sper doar ca juriul de la restartedu.ro nu va avea ultimul cuvânt de spus. Ca să fiu mai specific dar criptic despre jurizarea la Software Design: – 2009, Locul I; – 2010, finaliști și atât; – 2011, Top 6 mondial. Unii oameni știu ce e aia responsabilitate și implicare. Alții doar se pițiponesc cu ea!

 

Detalii pe secțiuni 

Software Design

Pe ImagineCup.com aflăm că s-au încheiat înscrierile și trecem în faza a doua. De asemenea, știm sigur că se va organiza Imagine Cup Finala locală în România.

S-au depus 13 proiecte on-line din care vor fi selectate cele care se vor califica în finală. Plus ideile din restartedu.ro cred… dar nu sunt sigur. Când voi avea un update voi reveni pe această temă.

Diagrama trimiterilor de proiecte este deosebit de interesantă:

  • Lucian Blaga University of Sibiu    – 4
  • Universitatea Tehnica Cluj Napoca   -  3
  • Technical University "Gheorghe Asachi" of Iasi    – 2
  • Faculty of Computer Science, "Al. I. Cuza" University, Iasi  -  1
  • University of Oradea   -  1
  • Universitatea Politehnica Timisoara   – 1
  • Universitatea "Aurel Vlaicu" Arad   – 1

Se pare că Ardealul e fruntea… și de data aceasta. Asta și datorită impactului mediatic pe care l-a avut echipa Simplex anul trecut.

 

Game Design

La Xbox/Windows Competition avem calificate în runda a doua 10 echipe din 347 calificate din toate țările. Top 3 țări după echipele calificate: India, Statele Unite și Polonia. La Phone avem două echipe calificate din 313.

Nu am detalii despre echipele calificate în runda a treia, de fapt nu știu cât de corecte sunt. Din echipele enumerate mai sus 4 la Xbox si 2 la Phone au trimis proiecte în Runda a doua și se pare că nu s-a calificat nici una în Runda a treia. Dacă această informație nu este corectă aștept corecturi.

3 Aprilie 2012 – începe Runda a treia în care participanții trebuie să trimită detaliile despre proiect până la jocul final.

3 Mai 2012 – Se încheie runda a treia, urmând deliberările juriului și stabilirea celor 6 echipe finaliste.

 

IT Challenge

Avem 111 studenți calificați în Runda a doua. Momentan nici unul nu a trimis proiect.

27 Martie 2012 – Mai sunt 6 zile până la finalizarea Rundei a doua, după care începe procesul de corectare. Va fi interesant. Oficial nu-s trecut pe site-ul ImagineCup ca și evaluator pentru această rundă.

 

Kinect Fun Labs Challenge

 

27 Martie 2012 – Începe Runda a doua în care trebuie trimis project plan-ul de implementare, un demo precum și executabilul pentru aplicația propusă.

Oficial avem o singură echipă care a trimis proiect pentru Runda 1 dar nu știu dacă s-au calificat pentru runda a doua.

 

Windows Metro Style App Challenge

Avem 8 echipe calificate în Runda a doua, cu scoruri foarte bune.

3 mai 2012 – Data limită până la care se pot trimite proiectele în Runda a doua.

 

Windows Azure Challenge

S-a încheiat Runda 1 de câteva zile bune. Avem 4 echipe care au trimis proiecte: Cluj, Sibiu (2 echipe), Iasi. Am înțeles că pe 2 aprilie se comunică rezultatele cu echipele calificate în Runda a doua.

3 Aprilie 2012 – Începe runda a doua.

 

Windows Phone Challenge (SPONSORED BY NOKIA)

Avem 4 echipe care au trimis proiecte pentru Runda a doua.

3 Aprilie 2012 – Începe runda a doua.

 

Cam atât pentru astăzi. Sper să vă fie utile informațiile.

 

Succes tuturor și drum bun către Australia!

PS. Astăzi este ziua ADE-ului de la Microsoft România, Alexandru Bogdan, ocazie cu care î-i urăm La Mulți Ani și cât mai multe realizări… și echipe în Finala Imagine Cup 2012.

#ImagineCup 2012 – News (5)

Noutăți de pe de pe terenul de joacă cu imaginația, tehnologiile și pasiunea.

În ultimele zile au tot avut loc tot felul de Live meeting-uri pe la Imagine Cup. Puțini participanți… ca pe la toate conferințele, și dramatic de puține întrebări la majoritatea secțiunilor…

Fără prea multe vorbe, pentru că nu avem nimic nou din România pe partea de Software Design… încă. Site-ul de care vă povesteam în numărul trecut că o să fie… nu s-a întâmplat încă să apară. Poate în curând.

 

Să vedem înregistrările (click pe poză):

image

image

image

image

image

image

image

În Leaderboard avem ceva noutăți despre echipele calificate în rundele următoare la Game design, IT Challenge și Metro Style. Felicitări echipelor românești deja ajunse în etapele superioare.

 

Momentan atât, uitați-vă la filmulețe și succes celor din Runda a doua!

Blog la WordPress.com.

SUS ↑