Acest articol reprezintă o analiză personală a procesului de admitere on-line de la Facultatea de Economie și Administrarea Afacerilor și nu reprezintă părerea oficială a instituției. Orice opinie poate fi asimilată cu statutul meu profesional, dar nu poate afecta negativ imaginea instituției, având în vedere caracterul personal, particular, profesional și asumat al acestui blog.
Contextul
Un pic, parcă, neîncrezător (în mine), prin felul de a expune situația, sau de a cere părerea, Decanul FEAA, alături de domnul Prodecan din 2011, deschidea subiectul unei noi ere în Admiterea FEAA, nou de fapt și pentru întreg învățământul academic ieșean, pe care atât de mult ni-l imaginăm modern și pe care îl dorim în topurile mondiale. Era vorba despre admiterea on-line, care să permită candidaților din localități mai îndepărtate să se poată înscrie la facultate fără a fi nevoiți să se deplaseze până la Iași. Mai mult de atât, pe fondul crizei economice, Decanul a luat decizia de a reduce taxa de admitere pentru dosarele on-line cu 50 de lei. Mulți dintre noi nu înțeleg diferența dintre 250 și 200 de lei, dar pentru mulți candidați asta poate însemna costul unui abonament la telefon pe o lună, sau costul unui bilet redus până la mare, sau o cămașă, un tricou, un spray eventual, sau de ce nu, o seară în oraș cu prietenii la discotecă, pizza sau tot felul de sucuri printre care și de hamei.
Cumulăm economia de timp, oameni și spații angrenați în admitere, puteam spune pe vremea respectivă că era o afacere win-win… chiar dacă și zilele acestea le explicam colegilor că este mai ieftin sa faci admitere on-line decât clasic…
Și astfel a apărut Admiterea on-line 2011. Un pic grăbit sistemul, un pic poate prea complicat și mai ales fără suportul meu, pentru că exact în ziua în care am terminat aplicația, la ora 13 aveam avion spre New York pentru a face parte din juriul celei mai mari competiții studențești pe teme de IT din lume: Imagine Cup.
Promovarea
Având în vedere că, în conformitate cu mai multe articole de pe internet, unul din patru români intră pe Facebook, iar bugetul de promovare era extrem de limitat, adică deloc, am ales calea de a promova totul prin Facebook. La câți oameni a ajuns mesajul nostru? Probabil la mulți din cei interesați, dar nu un număr suficient de mare pentru a fi considerat un succes!
Vedeți pe harta de mai sus o dispoziție teritorială în funcție de candidații care și-au creat conturi de acces în sistemul de Admitere on-line.
În mod normal, din cei 480 de candidați înregistrați, cea mai mare parte sunt din zona Moldovei. Pe grafic nu sunt reprezentați și cei 4 studenți din Chișinău. Cred că cei mai câștigați au fost candidații din Hunedoara, Satu Mare, Constanța și București, care au beneficiat de o reducere semnificativă a costurilor cu transportul până la Iași pentru înscriere. Sigur, în faza a doua trebuie să se prezinte pentru încheierea contractelor de studii și depunerea actelor în original.
Un chestionar simplu ne arată care au fost principalele mijloace de informare ale studenților legate de Admiterea la FEAA:
Mulțumim tuturor celor care au distribuit mesajele noastre!
La final cifrele sunt interesante:
- 105 dosare complete la Științe Economice + 1 Respins din Italia.
- 15 dosare complete la Administrație publică
- 155 dosare complete la Master + 1 Respins care nu îndeplinea criteriile de discipline prealabile.
Aspectele critice
Sunt încă multe de reproșat unui astfel de sistem de admitere on-line. Unele critici le punem pe seama noastră, pe altele le justificăm prin lipsa timpului, dar întotdeauna pe cele mai importante le punem pe ”to-do list” pentru admiterea următoare.
Una din cele mai mari critici a fost adusă pentru componenta de plată on-line cu cardul. Am studiat ceva problema și până acum sistemul de plată care ni se-ar fi potrivit cel mai bine este cel de la PayU. Decizia de implementare nu-mi aparține, dar ar fi frumos să reușim într-un viitor.
Alt aspect critic a fost legat de procedura efectivă de admitere, care nu conține și o componentă pentru un examen de admitere. Aceste reguli de asemenea, nu le stabilim noi, dar un test general, fie el și grilă, ar putea fi susținut și on-line prin BlackBoard sau chiar implementat în SharePoint. Cel puțin un test de departajare sau de cunoștințe generale ar trebui susținut, după părerea mea. De exemplu din cei 480 de candidați înregistrați, 9 NU au completat o adresă de e-mail corectă, 3 și-au scris greșit prenumele iar jumătate nu au folosit caractere românești în numele lor, a localității sau județului.
Un alt aspect, critic, pe partea internă, este managementul incorect al timpului și al alocării activităților în așa fel încât să nu mai avem depășiri de termene în fluxurile de aprobare și verificare. Permanent am ținut informați candidații și conducerea despre stadiul procesării dosarelor on-line și a confirmării plăților de la bancă, folosind o listă de indicatori cantitativi.
Heirupismul ne caracterizează de multe ori, alimentat și de promisiunile ne-sustenabile de genul: vom găsi o formă de…, timp în care sub imperiul nopții noi procesăm dosare, iar soțiile noastre stau singure acasă, așteptându-ne cu copii mici în brațe.
Având în vedere faptul că permanent am interacționat cu candidații prin e-mail, telefonic, on-line, și cum nu toate merg întocmai ca la carte, am avut și neplăceri în colaborarea cu candidații, unul dintre cele mai negre feedback-uri venind pe linia e-mail-ui:
Cazuri și cazuri! Lipsa informării corecte este cumulată de multe ori cu nerecunoaștere și duc invariabil la ”împușcarea pianistului”. Înghițim invectivele de printre dinți (că doar nu suntem la mănăstire), vorbim frumos, răspundem prompt și corect și mergem mai departe.
Aspectele tehnice
Având în vedere specializarea mea tehnică, altă soluție decât SharePoint nu am găsit pentru a realiza admiterea on-line. Folosind fluxul de depunere a fișelor din admiterea clasică, l-am adaptat pe acestea în așa fel încât să fie cât mai ușor pentru candidații neexperimentați cu SharePoint să poată completa într-un mod cât mai natural fișele.
Puteți vedea în video-help modul în care se realiza completarea fișelor în on-line. Pentru stocarea fișelor am utilizat o listă clasică SharePoint cu peste 100 de coloane, iar formularul de introducere a datelor l-am personalizat cât mai aproape de ”clasic” în InfoPath.
Cel mai provocator din punct de vedere tehnic a fost realizarea listei cu atât de multe coloane, tipuri, opțiuni, valori implicite, valori de selectat.
Descrierea XML a câmpurilor am realizat-o prin concatenări succesive în Excel, apoi am generat scriptul PowerShell din imagine cu ajutorul căruia am creat rapid listele.
Pentru a asigura faptul că fiecare candidat își poate vedea doar fișa sa, am realizat un view public cu filtrare după autor, iar celelalte view-uri le-am eliminat din setările listei, precum și posibilitatea ca utilizatorii să-și poată crea propriile view-uri nefiltrate.
Pentru înregistrarea conturilor de acces pe site, am folosit tot o listă SharePoint, la care am conectat un fișier Excel pentru extragere, validare, prelucrare date introduse de candidați, generarea comenzilor de creare a conturilor în Active Directory și setare a grupului de utilizatori care pot introduce fișe pe site-ul de admitere. La acest fișier Excel am conectat un template Word în care am generat o scrisoare de tip mail-merge care trimitea automat e-mail prin intermediul Outlook-ului, în mod personalizat fiecărui utilizator, conținând instrucțiuni de conectare la site-ul de admitere.
Modelul de securitate trebuie să fie foarte restrictiv în astfel de situații, pentru că vorbim de foarte multe date cu caracter personal, orice scurgere de astfel de informații afectând ireversibil tentativele de a mai organiza astfel de admiteri pe viitor.
Surprinzător a fost însă faptul că nici un candidat nu a avut temeri legate de datele cu caracter personal. Teama cea mai mare a venit din neîncrederea în funcționarea unui astfel de sistem, alarmați și de fluxurile de lucru Verificare și Banca, activate automat pe fiecare fișă. Din cauza procedurilor de lucru cu banca s-a produs o întârziere de două zile pe fluxul de validare a încasărilor și confirmare a plății, fapt care a generat reacții cel puțin surprinzătoare. De exemplu, cel puțin doi candidați au renunțat la admiterea on-line, și au venit la facultate pentru a depune clasic dosarul, plătind o diferență de +50 lei.
Puteți urmări în acest video-help modul de funcționare a celor două fluxuri de aprobare.
Licența de SharePoint 2010 Standard for Internet Services, Academic Edition o avem achiziționată de 2-3 ani, pentru a putea oficializa parteneriatul cu Microsoft pe linia de promovare reciprocă și susținerea cu software pentru laboratoarele instituției noastre. Trebuie menționat că, în versiunea free a SharePoint (cunoscută și sub numele Foundation) nu se pot realiza toate funcționalitățile de care am beneficiat noi în versiunea utilizată.
Viitorul
Singura certitudine pe care o avem este că: viitorul este întotdeauna incert. Cel mai probabil vom continua să utilizăm platforme de aplicații de admitere on-line. O altă echipă de profesori și studenți de la masterul SIA sunt în stadiu avansat de realizare a unei aplicații integrate de admitere care să aibă componentele clasice și cele on-line integrate, nu ca acum, când trebuie să exportăm datele după finalizare către departamentul de baze de date.
Pe de altă parte, încă din 2011 anumite facultăți din Cuza ne-au cerut aplicația de admitere. Anul acesta cererea a fost reînnoită pe diferite canale. Unii oameni doresc să extindem Admiterea on-line pentru toată Universitatea, cu scopul de a da șansa câtor mai mulți candidați din țară să se înscrie la noi.
Personal mi-am arătat disponibilitatea de a pune la dispoziție platforma de admitere, dar dezvoltată în Cloud, beneficiind invariabil de puterea lor de calcul și disponibilitatea de necontestat. Mai trebuie specificat că planul de licențiere A2 în Cloud este complet gratuit pentru Universitățile din România. Trebuie să mulțumim și vremii, pentru că a fost caniculă și Dorel a stat la umbră, pentru că dacă dădea cu târnăcopul, ca de obicei prin Copou, făceam admitere on-line prin corespondență. :)
Impactul mediatic
- Anul trecut am avut un singur articol despre admiterea on-line, dar anul acesta se pare că interesul mediatic a crescut și avem două articole video, foarte corecte din punct de vedere al informațiilor transmise (în ordinea apariției):
- Tele M: http://www.telem.ro/telem/local/59076-admitere-laun-click-distanta.html
- Digi 24: http://www.digi24.ro/stire/In-loc-sa-se-inscrie-la-facultate-online-prefera-sa-stea-la-rand_31202
- Mulțumim frumos!
În loc de concluzii
Cred că, din punct de vedere tehnic, implementarea soluției se poate încadra într-un exemplu mult mai larg de soluții pentru colaborare dintre instituții și consumatorii de servicii instituționale. Nu-i deloc greu să vezi de sus un proces, să vezi care sunt intrările în proces, care este fluxul de aprobare și feedback după care să produci rezultatele. Totul în deplină transparență și cu informarea permanentă și corectă a beneficiarului cu privire la stadiul procesării cererii sale. Vorbim de instituții moderne și transparente, în care cetățeanul este parte a procesului. Acesta este exemplul care ne arată că tehnologia este suficient de matură pentru așa ceva. Dar sunt oamenii pregătiți?
Aceasta a fost Admiterea on-line 2012 la FEAA, sesiunea de vară. Mulțumim tuturor celor implicați!
Pentru a subscrie pentru 30 de zile la un cont gratuit de Office 365 accesați legătura: 
Valy Greavu - Live Blog 