Admiterea on-line 2011 in SharePoint


Anul acesta pentru prima dată am pus în funcțiune în cadrul FEAA un modul pentru admiterea on-line la facultate.

A fost oarecum o provocare… din mai multe puncte de vedere… din care enumerăm:

  • era prima dată când făceam așa ceva;
  • se utiliza o tehnologie netestată suficient în mediul productiv;
  • neîncrederea oamenilor/candidaților de a posta date on-line;
  • neîncrederea instituției în funcționalitatea sistemului;
  • neintegrarea nativă a sistemului cu sistemul de admitere off-line bazat pe Oracle și formulare Java;
  • lipsa de experiență a utilizatorilor interni cu acest tip de formulare.

Rezultatul a fost înregistrarea a 200 de candidați și completarea completă a 120 de fișe de admitere on-line. Pornisem de un estimat de 10 fișe complete…. în cel mai optimist caz 100. Fără nici un fel de reclamă sau publicitate, ne-am depășit așteptările, confirmând corect faptul că ne-am adresat Generației Internet.

Să vedem în continuare cum a fost…

Documentarea sistemului

Sub moto-ul „Păşeşte pe drumul biţilor către viitorul tău ca student.” documentația sumară a sistemului arată cam în felul următor:

Justificare

Prezentul document se constituie într-un ghid prescurtat al modului de desfăşurare a Admiterii on-line la FEAA, prin intermediul tehnologiilor de tip SharePoint Server 2010.

Scop

Scopul documentului este de a servi deciziei Conducerii FEAA în adoptarea unei soluţii optime de desfăşurare a Admiterii On-line.

Beneficiarii

Candidaţii din localităţi mai îndepărtate care fac o economie financiară care ar fi fost generată de deplasarea la sediul facultăţii;

Facultatea, pentru că îşi lărgeşte aria geografică (naţională şi internaţională) din care poate recruta Candidaţi pentru Admitere;

Conducerea, prin implementarea unui sistem robust de introducere a datelor în sistem precum şi monitorizarea în timp real a activităţilor şi operaţiunilor desfăşurate.

Beneficii specifice

· Soluția este proiectată după principiile orientate utilizator (user-centric) în scopul ușurării completării și urmăririi datelor. Se aplică de asemenea principiul RACI de separare pe roluri în cadrul fluxului, asigurându-se funcții de control, monitorizare și raportare în timp real a activității.

· Transparența este asigurată de un mediu comun şi centralizat de acțiune.

· Privilegiile şi drepturile de acces şi operaţiune sunt garantate prin sistemul de autentificare centralizată Active Directory preexistent în cadrul Facultăţii.

· Auditul și jurnalizarea sunt asigurate de către sistemul de management al documentelor. Beneficiarii sistemului trebuie Informați și Responsabilizați în legătură cu operațiunile de auditare și jurnalizare în timp real.

Tehnologiile utilizate

· Windows Server 2008 Standard R2 x64b + SP1

· Microsoft SQL Server Standard Edition (64-bit)R2

· Microsoft SharePoint Server 2010 Enterprise (64-bit)

· Microsoft Office Excel 2010

· Microsoft SharePoint Designer 2010 (64 bit)

· Microsoft Office InfoPath 2010

 

Schema generală de flux

Admitere FEAA

 

Funcționalitatea

Pasul 1 este reprezentat de înregistrarea candidaților pe site pentru accesul la formularele de înscriere la Facultate.

Înregistrarea candidaților pentru conturile de acces.

 

Pasul 2 este reprezentat de completarea fișei de înscriere la facultate… (14 minute!)

Completarea fișei de înscriere la Facultate

Etapa de înscriere este una destul de stufoasă, fișa fie ea off-line sau on-line conținând destul de multe câmpuri.

În cazul în care apar nereguli în completarea fișei apare un schimb de mesaje generate de workflow-ul de modificare a fișei de către operatorul de admitere.

Modificarea fișei de înscriere în caz de nereguli.

 

Cam asta a fost. În spate este mult InfoPath, SharePoint, Baze de date și o echipă ambițioasă pe care trebuie să-i enumerăm… și le dăm și funcții sugestive… chiar dacă nu au fost chiar așa.

  • – dl. prof. Marin Fotache – Technical Manager
  • – Cătălin Strâmbei – Oracle DBA
  • – Mugurel Patrichi – Content Manager
  • – Florin Matran – Account Operator
  • – Natalia Suicimezov – InfoPath Form Designer
  • – Valy Greavu – SharePoint Workflow Designer
  • – Puiu Ungureanu – Master Operator

Dacă aveți păreri de îmbunătățire sau nevoie de clarificări nu ezitați să ne scrieți. Atenție licențele de SharePoint prin MSDN AA nu sunt aplicabile pentru acest sistem, noi achiziționând licență separată pentru Internet Services (academică desigur) pentru a putea realiza Admiterea on-line.

Ne “vedem” la admiterea de toamnă pentru Mastere.

Anunțuri

12 gânduri despre “Admiterea on-line 2011 in SharePoint

  1. In sfarsiiiittt! Felicitari pentru aceasta initiativa! Sper sa vada conducerea ca „generatia internet” prefera sa stea intr-un fotoliu acasa sa completeze niste formulare online, si sa plateasca cu cardul, decat sa stea la coada pe holurile facultatii, si sa astepte pana altcineva verifica dosarul, etc.

    Eu inca mai astept ziua in care o sa fie implementata ideea mea cu streaming online pentru cursantii de la IDD, sau de ce nu si pentru cei de la ZI :)

    Bravo inca o data tuturor celor implicati!

    Apreciază

  2. @Catalin, multumim pentru aprecieri. Trebuie in schimb sa aducem cateva precizari/clarificari:
    – Plata nu s-a facut cu cardul pentru ca procedura era prea greoi de implementare era destul de anevoioasa
    – Streaming – ul pentru ID este realizat de 1 an … Ce-I drept doar pentru anumite cursuri. Tehnologii utilizate: Windows Media Services si SharePoint pentru broadcast cursuri inregistrate si Lync Server pt Web Conf.

    Apreciază

    • Multumesc pentru clarificari.

      Stiam ca plata cu cardul nu s-a implementat inca, altfel era trecuta pe schema de flux. :).

      Treaba cu streamingul nu o stiam. Felicitari si pentru asta. :). Chiar daca e doar pentru anumite cursuri, este un pas inainte.

      Ma bucur ca se lucreaza la implementarea tehnologiilor IT in FEAA cel putin. Poate o sa preia si celelalte universitati / facultati ideile, si sa le implementeze si ele. :)

      Apreciază

  3. Felicitari pt. ce ati realizat. Poate in viitor se va face ceva in Sharepoint si pentru toate documentele/cererile care trebuie obtinute de la secretariat, pt. a se evita aglomeratia de acolo.

    Apreciază

    • E o idee super. Asta o sa le ajute pe „unele” secretare sa nu se mai planga ca nici nu au avut timp sa isi bea cafeaua :). Poate s-au mai schimbat acele secretare, dar pe vremea mea erau cel putin doua care erau suparate tot timpul ca e aglomeratie :)

      Ce zici Valy, vrei sa ajuti acele secretare sa le treaca supararea?

      Apreciază

  4. Felicitari! Mi-am dat seama de anumite tehnologii in momentul in care am vazut prezentarea. Inca un beneficiu ar mai fi acela ca cei inregistratati online au automat cont in AD. Puncte minus (oricum mai putine decit cele pozitive):
    a) plata se poate face si online, prin iBanking, nu inteleg de ce trebuie sa merg efectiv la banca pentru a mi se da o foaie. Ulterior se poate descarca tranzactia in format PDF si in modul acesta ai un document autentic cum ca plata a fost facuta (chiar daca nu toate bancile isi semneaza electronic documentul, unele totusi o fac)
    b) este posibil ca anumiti candidati sa fie respinsi sau admisi la taxa initial. Iata de ce: candidatul, in momentul in care se inregistreaza si trimite scanarile poate face modificari asupra notelor si astfel, pina in momentul in care aduce documentele el figureaza sub un anumit regim, descalificand alti candidati. Nu se intelege prea bine, dar din cite imi dau seama mai intai se face afisarea rezultatelor si apoi aducerea documentelor oficiale. Este asadar posibil ca anumiti candidati sa fie respinsi sau la taxa.
    PS: poti sterge punctul b) daca vrei pentru a nu da idei altora :)

    Propuneri de imbunatatire:
    a) plata taxei de inscriere si online (iBanking)
    b) chiar daca au user creat, pe parcursul facultatii ei vor folosi nr matricol, iar pentru a scapa de asta se poate genera numarul matricol in momentul inregistrarii
    c) trimiterea / receptionarea documentelor intr-o forma autentica inainte de afisarea rezultatelor
    d) trimiterea de alerte tip SMS la inscriere / afisare rezultate si nu prin email (simplu de realizat, costuri mici mai ales daca se apeleaza la o companie ce ofera astfel de servicii online si nu la operatori)

    Amenintari:
    a) intrucat s-a deschis calea, e posibil sa apara anumite persoane ce vor crea site-uri false de inscrieri online pentru a lua datele personale de identificare si /sau nr de card.
    b) oricine poate avea cont pe domeniul facultatii, insa nu orice persoana rau-intentionata isi da cel putin o informatie reala – rezolvarea prin puncul d) al propunerii de imbunatatire

    Inca odata felicitari, imi place ce si cum s-a facut!

    Apreciază

  5. Bogdan, in primul rand multumim pentru comentariul laborios si pentru sugestiile facute. Avem nevoie si de bune dar si de rele ca sa putem merge mai departe si sa imbunatatim acest experiment… spunem noi reusit. Castigul major este primul pas. Poate se face admitere on-line si la alte Universitati din Romania… dar la noi e doar inceputul.

    Acum pas cu pas:
    1. Userii au cont intr-un AD pentru o perioada limitata de timp. Cand confirma pozitia de student i-i ducem in alt domeniu cu un alt username si parola pentru ca asa e Ok.
    Este din ratiuni de securitate a Domeniului pentru ca nu ne permitem sa pastram conturi pentru persoane care nu sunt confirmate ca studenti. Contul este valabil numai pentru perioada de admitere pentru facilitarea controlului si External Colab pe Fisa de inscriere.

    2. Ideea cu Internet Banking este foarte buna. Daaar: de exemplu la banca la care am eu cont (una din Top 5) ca sa pot efectua o plata intr-un cont pentru un beneficiar nou, trebuie sa merg intai la Ghiseu si sa-mi definesc Benefeciarul, in cazul nostru Universitatea Al. I. Cuza. Am vazut in iBanking-ul de la Banca mea (scuze… :) la care am eu contul) ca sunt cateva universitati din tara care au deja cont ca Beneficiari Nationali predefiniti. Din pacate la Cuza… conducerea administrativa… (o sa ma abtin pentru cateva fraze… cu greu)
    Teoretic nu ne trebuie semnatura electronica pe OP pentru ca se face punctarea manuala intre listele de la banca si declaratia candidatului.
    Cand e vorba de bani, corectitudinea primeaza in fata vitezei de procesare.

    3. Nu este posobil. Ca fisa sa fie corecta, el trebuie sa anexeze scanari dupa Adeverinta de Bac sau Diploma de Bac si Foaia Matricola. In acest caz, daca trece mediile gresit, la verificare fisa sa este respinsa pentru corecturi. Deci in nici un caz un candidat on-line nu poate ocupa locul bugetat al unui candidat off-line.
    Dupa prima faza, candidatul anexeaza pe fisa doar scanari sau poze de pe documentele originale. Practic il scutim de un drum la Iasi plus 50 RON pe care-i economiseste on-line. In felul acesta poate sa opteze la mai multe facultati iar noi putem acoperi o arie mai mare de candidati potentiali si de ce nu sa mergem in International dupa ce mai imbunatatim sistemul. Avem deja studii in Engleza deci am putea incerca… dar ne omoara birocratia.
    Daca omul este admis cu media pe care o are, sa spunem la buget, trebuie sa vina cu originalele, care se confrunta cu datele de pe fisa electronica. Daca nu „bat” atunci este respins. Daca sunt Ok, plateste taxa de inmatriculare de 40 Ron si ne vedem la toamna.

    4. Nu putem genera matricole de la admitere, pentru ca Registrul numerelor matricole si procedura de alocare a acestor numere este destul de incalcita, alambicata si nu are sens sa ne complicam. You know KISS principle!

    5. Ca sa putem receptiona documentele autentice inainte de afisarea rezultatelor ar insemna ca Posta Romana sa functioneze brici. Si cum nu suntem nici pe departe in SUA… cred ca ar fi mult mai putini dispusi sa trimita diplome prin posta decat cat am fi noi dispusi sa acceptam faptul ca acele documente exista si sunt autentice.

    6. Ideea cu SMS-ul este foarte buna. SharePoint 2010 are aceasta functionalitate deja integrata cu principalii operatori de telefonie mobila din Romania. Dar pentru asta trebuie sa faci licitatie, oferte contra-oferte (tre sa-si mai ia cineva ceva… cat de greu ma pot abtine) si atunci am preferat varianta e-mailului. La admiterile precedente aveam o cartela de pe care trimiteam SMS-uri cu rezultatele… au fost ceva blocaje de la provider dar mergea destul de binisor.
    Mai analizam asta, pentru ca nu e o idee rea deloc.

    Legat de amenintari:
    1. Ne adresam „generatiei Internet” care teoretic stie ce inseamna phishing (http://ro.wikipedia.org/wiki/Phishing). Folosim certificate digitale autentice pentru securizarea traficului si nu folosim informatii despre carduri care ar putea sa-i afecteze pe candidati.

    2. Am discutat mai sus chestia cu conturile. Sutnem Ok din punctul asta de vedere ;)

    Multumim incaodata pentru interes si pentru idei. E bine ca trebuie sa raspund ca sa punem ordine in ele ;)

    Apreciază

  6. Multumesc si eu de raspuns Valy. Le voi lua si eu in ordine :)
    1. Ok, acum am inteles
    2. Chiar si la acea banca se poate adauga un beneficiar nou de acasa: suni la relatii clienti, spui ce vrei, in 10-15 minute ai deja in aplicatie noul beneficiar (testat!). Cam de vreo 2 luni au introdus treaba asta
    3. Ai punctat foarte bine tocmai ceea ce subliniasem. EU imi scanez foile pe care le am in original, modific acel jpeg sau ce o fi si pun alte note, bineinteles ca si la inscrierea online voi pune aceste noi note. Eu inca NU am adus documentele originale (sau si mai bine copii legalizate) DAR se face repartizarea => Sa presupunem ca eu sunt ultimul intrat, alt student care a adus documentele originale si care are medie mai mare ca mine va fi respins. Ce sansa e ca cineva care s-a inscris la FEAA si/sau altele, mai ales in cazul unor copii legalizate, sa vina sa-si retraga dosarul in mom in care vede ca a fost respins si sa doreasca in continuare sa ramina pentru a vedea daca totusi poate la a2a listare a fost admis? Intre timp cel cu acele copii modificate poate veni sau nu sa le aduca, nu mai conteaza, prejudiciul a fost facut deja.
    4. No comment – de acord
    5. Iarasi de acord, cu mentiunea de la punctul 3
    6. Nu prea sunt de acord. Din cite stiu (corecteaza-ma daca gresesc) sub o anumita valoare nu trebuie organizata licitatie. Ba mai mult nici nu recomand apelarea la providerii romanesti. Sunt alti provideri ce ofera preturi mai competitive decit in Ro si pe linga asta ai HTTP2SMS si Excel2SMS. Cu alte cuvinte pentru fiecare inregistrare faci o cerere specifica http catre serverul lor si instant respectivul a primit mesajul ce poate avea ca sender „FEAA” (deci poti pune si ce sender vrei). Desigur iar nu vorbesc de providerii din RO ca au niste preturi de te doare mintea pentru a oferi interconectivitate prin HTTP. Am facut un calcul si pentru 2000 inscrisi, indiferent in ce retea s-ar afla (am luat pretul cel mai mare) s-ar plati 148 EUR (cu TVA deja inclus). Ma cam indoiesc ca pentru o asemenea suma se face licitatie.

    Pentru amenintari: chiar vroiam sa spun in comentariul precedent ca daca au fost 120 fise corect completate, sper ca cei 120 sa aleaga InfoEc. No offence, dar pe cei din generatia Hi5 / Facebook nu-i vad a sti sa urmeze corect acei pasi (you know, I know it :) ). Termenul „generatia Internet” mi se pare corect, luand in calcul diferenta intre termenii „Internet” si „site” (sper ca nu am fost prea rautacios).

    Uf, inca un comentariu lung…sper ca nu e deranjant.

    Apreciază

  7. Fellicitari dle Greavu si tot odata echipei cu care ati colaborat ! Chiar ma bucur ca ati facut cu Sharepoint. Mie unu mi-a prins bine disciplina E-com & E-doc .
    Mult succes in continuare !

    Apreciază

  8. Pingback: Admiterea 2012 on-line – între modernism și reticență « Valy Greavu's Live Blog

Lasă un răspuns

Completează mai jos detaliile tale sau dă clic pe un icon pentru a te autentifica:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare / Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Google+

Comentezi folosind contul tău Google+. Dezautentificare / Schimbă )

Conectare la %s