Flux aprobare contracte comerciale in #SharePoint 2010

De-a lungul timpului am avut privilegiul de a intra în contact cu probleme punctuale din viața organismelor economice și nu numai de pe la noi.

Ca o generalitate, am constatat prin observații empirice faptul că fiecare companie dorește să-și automatizeze procese punctuale folosind noile tehnologii. Mulți nu au cunoștință despre ce se poate face prin SharePoint. Alții au doar cunoștințe generale. Dar, cei mai mulți sunt sceptici, și de aceea nu pun pe tapet probleme de ansamblu ale instituției.

În articolul de astăzi vă voi prezenta o soluție punctuală pentru automatizarea unui proces de afaceri des întâlnit în companii și care poate fi generalizat și la alte tipuri de documente.

Există mai multe modele de contracte pe care le încheie un organism economic și destul de multă teorie și principii de întocmire și lucru cu aceste contracte.

În mod concret fluxul de aprobare al unui Contract parcurge mai multe etape: întocmire, revizie aprobare, schimbări și aprobare finală.

În diagrama noastră fiecare ”omuleț” reprezintă de fapt un rol, pentru că în spatele fiecărui rol pot fi mai mulți angajați fizici.

Lista Rolurilor în ordinea de pe flux: rolAngajat, rolJuridic, rolFinanciar, rolDirector. Conturile de utilizator membre ale rolurilor, în ordine: angajat.it, angajat.juridic, angajat.financiar, manager.it

Lista de scenarii:

Scenariul 1: Aprobare cap/coadă

1. Utilizatorul (Angajat.IT) completează Contractul

2. Salvează contractul în biblioteca de Contracte

3. Se lansează aprobare pentru rolJuridic (angajat.juridic)

4. rolJuridic analizează document și aprobă.

5. Se lansează aprobare pentru rolFinanciar (angajat.financiar)

6. rolFinanciar analizează document și aprobă.

7. Se lansează aprobare pentru rolDirector (manager.it)

8. Director deschide document, analizează, semnează electronic pentru a confirma autenticitate document și aprobă.

Semnătura electronică nu are rol de protecție a documentului ci de a asigura autenticitatea acestuia.

Scenariul 1 cu privire la fluxul de aprobare a unui Contract.

Din aceeași categorie a metadatelor legate între Word și SharePoint, avem în exemplul următor un caz de utilizare în care într-un Quick Part din Word preluăm valori dintr-o listă din SharePoint. În felul acesta template-ul din Word devine unul dinamic folosind date stocate în SharePoint.

Template Word dinamic cu date din liste SharePoint.

La baza acestor template-uri și biblioteci de documente sunt obiecte de tip Site Content Types.

Vizionare plăcută!

31/10/2011

#SharePoint – List content types

Odată cu dezvoltarea oricărui sistem, apar tot mai multe încălcări ale procedurilor scrise sau a cutumelor în utilizarea acestora. Nu este o definiție ci o constatare empirică a ceea ce se întâmplă și pe la noi.

Sigur, unii oameni din sistem pot stipula faptul că nu au fost instruiți (trăinuiți :) ) în legătură cu facilitățile noi ale unui sistem. Sarcastic vorbind nu e mare lucru de trăinuit la a scrie un anunț într-un site din SharePoint.

Iată ce spune cutuma:

Se dă click pe New Item, Se scrie la Title, Body, Data de expirare și dacă este cazul se atașează ceva, apoi se apasă Save.

Așadar iată cum arată din ce în ce mai multe anunțuri pe un portal educațional și principalul motiv pentru care v-am povestit despre tema de astăzi:

Deci … ca să citesc anunțul trebuie să deschid acel PDF. Ne uităm în el:

Așadar: cadrul didactic a trimis un mail cu un anunț către secretară. Secretara, a luat fișierul și l-a postat la anunțuri ca fișier atașat. Fără nici o explicație, fără nici o dată de expirare. Ceea ce înseamnă că acesta nu este un anunț ci un continuum perpetuum. Nu este un caz izolat așa că trebuie luate măsuri.

Vă întrebați probabil ce era așa greu să copie datele din PDF și să le treacă direct la anunț? Nici eu nu pot înțelege. Aș putea întreba… dar dacă întrebi nu ieși prea bine… Dar dacă ești Admin?! :) Nu mai trebuie să întrebi …

Când un sistem nu mai funcționează pe principiile de gentleman’s agreement, pui gratii! Ridici Ziduri! Pui Bariere! Setezi restricții.

Cum impunem ordinea publicării informațiilor în SharePoint?

E oarecum simplu. Se merge la proprietățile listei de anunțuri și se modifică acele coloane pentru Body și Expire pe obligatorii și se limitează numărul de caractere de pentru Title.

Pas cu pas: din ribonul listei de Anunțuri se merge pe List, List Settings, în secțiunea Columns se dă click pe fiecare coloană în parte și din secțiunea

Additional Column Settings se selectează Yes pentru Require that this column contains information. De asemenea, se pot limita numărul de caractere de afișat de la 255 (implicit pentru Title) la un număr mai mic de caractere prin specificarea noii valori în caseta: Maximum number of characters. Se apasă apoi butonul Ok și se repetă procedura pentru toate celelalte coloane.

Problema se pune în contextul în care ai mai multe site-uri care conțin liste de anunțuri și în care întâmpinăm aceleași încălcări procedurale.

Pentru a rezolva problema aceasta trebuie să apelăm la setările întregului site și să modificăm proprietățile listei de anunțuri de la Site Content Types.

Pe pagina de pornire a site-ului accesăm Site Actions, Site Settings;
În secțiunea Galleries se accesează Site content types;
În secțiunea List Content Types, se accesează Announcement;
În secțiunea Columns se accesează fiecare coloană în parte și se personalizează prin alegerea opțiunii Required din secțiunea Column Settings;
Dacă pentru titlu dorim să limităm numărul de caractere pentru toate listele de anunțuri, va trebui să știm că vom afecta toate celelalte valori implicite ale coloanelor Title din toate listele din SharePoint. Pentru această operațiune va trebui din pagina coloanei Title să accesăm legătura Edit site column din secțiunea Site Column Information;
În pagina Change site column edităm valoarea câmpului Maximum number of characters din secțiunea Additional Column Settings.
Se apasă Ok în pagina Change site column, apoi Ok în pagina Change Content Type Column.

Cam asta ar fi. Din acest moment toate anunțurile nu vor mai putea fi publicate fără conținut și dată de expirare….

Really?! :) Ia analizați cu atenție imaginea de mai jos:

Deci ingeniozitate există… dar doar pentru a încălca regulile. Și cum nimic nu se termină în viața unui sistem, joaca aceasta de a Tom și Jerry cu încălcarea principiilor nu poate decât să ne ambiționeze să “săpăm” mai adânc, și mai adânc în interiorul sistemelor pentru a pune alte și alte restricții! Tristețea este că pentru coloanele de tip Body (multiple line of text) nu ai reguli de validare… așa că ar fi o idee să le scot atașamentele, nu? :)

Bonus off-topic

Feedback is the engine: În SharePoint 2010 studenții își pot exprima anonim aprecierea sau nemulțumirea legată de un anunț cu caracter general sau particular.

Și nu numai despre anunțuri ci și despre documente…. și multe altele.

Peace!

25/10/2011

#ImagineCup 2012 – News (1)

Noutăți de pe de pe terenul de joacă cu imaginația, tehnologiile și pasiunea.

Revin din nou în online cu informații despre competiția Imagine Cup, ediția 2012. Sper să fie util cuiva.

Așadar anul acesta avem mai puține secțiuni despre care discutăm, odată cu integrarea Embedded Development în Software Design.

Embedded Development

Motivele pentru care s-a făcut lucrul acesta sunt descrise în pagina de Intrebări frecvente de pe ImagineCup.com. Personal am susținut continuitatea ED, motivând prin specificul și orientările facultăților pe: Hardware, Software și Business Information System. Din păcate, chiar dacă an de an s-au prezentat soluții cu adevărat minunate în finala ED, se pare că anumite motive organizatorice și bugetare au determinat includerea ED în SD.

Where did the Embedded Development Competition go?
Good news! We have rolled the Embedded Development requirements into the Software Design Competition. This expands the Software Design Competition into a more robust, challenging Competition to have these two categories combined. Please review the Software Design Entry Requirement for more information.

For Embedded Development entries submitted under the Software Design Competition, will there be eBoxes provided by Microsoft?
No, Microsoft will not be providing eBoxes. Teams submitting Embedded entries will be required to procure eBoxes on their own. Please discuss any issues with your local Microsoft representative regarding this topic.

Is this a sign Microsoft is de-investing in Embedded technology?
Microsoft is highly invested in development around embedded technology and invites all students interested in using embedded technology to submit a project into the Software Design category. We have found that many of the most exciting student projects from past years use embedded technology while still creating the end-to-end solution required by Software Design, so we’re excited to bring this increased focus on embedded technology to Software Design competition.

Urmează probabil o serie de clarificări cu filialele locale care organizează competiții locale.

Software Design

SD-ul continuă, pentru că este secțiunea principală din Imagine Cup. Ce trebuie să faceți? Mergeți pe pagina competiției, vă înregistrați sau vă resetați parolele de anul trecut, vă organizați în echipe, vă căutați un mentor (de recomandat un cadru didactic din universitatea voastră), născociți o idee care să aibă cel puțin un WOW.

Date importante: 13 martie 2012. Aceasta este data limită până la care trebuie să trimiteți ideea proiectului. Vom urmări cu atenție detaliile care vor apărea pe site-urile românești.

IT Challenge

A avut loc primul quiz din cele 6 alocate din runda 1 pentru calificarea pentru Runda 2. Anul acesta s-a schimbat puțin formatul și anume pe durata a 24 de ore exista 8 teste, câte unul la fiecare 3 ore. Pentru calificarea în runda a doua un student trebuie să obțină 15 puncte la unul din cele 8 teste din cele 6 quiz-uri. Cel mai bun scor aparține unui Român.

Câteva statistici

Au participat 610 studenți și s-au calificat deja pentru runda următoare 170 prin acumularea a cel puțin 15 puncte. Clasamentul individual la: http://www.imaginecup.com/Competition/leaderboard.aspx

Top 13 țări în funcție de numărul de participanți.

Country	Count of User
India	428
Polonia	77
Romania	22
Ucraina	15
Franța	11
Coreea	5
Croația	5
China	4
SUA	4
Grecia	3
Germania	3
Indonezia	3
Cehia	3

Top 9 țări în funcție de numărul de studenți calificați în Runda 2:

Country	Calificati
India	86
Polonia	32
Ucraina	11
Romania	10
Franța	9
Croația	4
Cehia	2
Germania	2
SUA	2

Date importante: 15 noiembrie 2011 (0:00 GMT) va începe Quiz 2.

Referințe: Resurse de învățare

Căpitanii: Căpitanii competiției sunt anul acesta Rand Morimoto și Chris Amaris, ambii de la www.cco.com, cei care au inițiat și continuat an de an această competiție. Personal nu fac parte din plan, sau cel puțin nu încă sau nu sunt trecut încă pe site. Nu are importanță :)

Celelalte secțiuni

Digital media nu mai corespunde se pare anul acesta. Cităm de pe site-ul Imagine Cup: Why was Digital Media removed from Imagine Cup? In shaping this year’s competition, we prioritized competitions that will challenge students to create innovative technology solutions using core Microsoft technologies to address widespread global problems. The Digital Media competition was not in line with these goals.
Game Design: Xbox/Windows momentan nu am prea multe informații
Game Design: Phone – fără prea multe informații.

Imagine Cup Grants

Finaliștii de anul trecut au șansa de a împărți între ei aproape 3 milioane de dolari, cam câte 100k de fiecare echipă. Sperăm să participe în competiție și echipele noastre de la Software Design și Embedded din finala de la New York.

Cam atât momentan… dacă aveți întrebări și vă pot răspunde… cu mare drag!

Succes tuturor!

Drum bun către Australia!

21/10/2011