Anul acesta pentru prima dată am pus în funcțiune în cadrul FEAA un modul pentru admiterea on-line la facultate.

A fost oarecum o provocare… din mai multe puncte de vedere… din care enumerăm:

• era prima dată când făceam așa ceva;
• se utiliza o tehnologie netestată suficient în mediul productiv;
• neîncrederea oamenilor/candidaților de a posta date on-line;
• neîncrederea instituției în funcționalitatea sistemului;
• neintegrarea nativă a sistemului cu sistemul de admitere off-line bazat pe Oracle și formulare Java;
• lipsa de experiență a utilizatorilor interni cu acest tip de formulare.

Rezultatul a fost înregistrarea a 200 de candidați și completarea completă a 120 de fișe de admitere on-line. Pornisem de un estimat de 10 fișe complete…. în cel mai optimist caz 100. Fără nici un fel de reclamă sau publicitate, ne-am depășit așteptările, confirmând corect faptul că ne-am adresat Generației Internet.

Să vedem în continuare cum a fost…

Documentarea sistemului

Sub moto-ul „Păşeşte pe drumul biţilor către viitorul tău ca student.” documentația sumară a sistemului arată cam în felul următor:

Justificare

Prezentul document se constituie într-un ghid prescurtat al modului de desfăşurare a Admiterii on-line la FEAA, prin intermediul tehnologiilor de tip SharePoint Server 2010.

Scop

Scopul documentului este de a servi deciziei Conducerii FEAA în adoptarea unei soluţii optime de desfăşurare a Admiterii On-line.

Beneficiarii

– Candidaţii din localităţi mai îndepărtate care fac o economie financiară care ar fi fost generată de deplasarea la sediul facultăţii;

– Facultatea, pentru că îşi lărgeşte aria geografică (naţională şi internaţională) din care poate recruta Candidaţi pentru Admitere;

– Conducerea, prin implementarea unui sistem robust de introducere a datelor în sistem precum şi monitorizarea în timp real a activităţilor şi operaţiunilor desfăşurate.

Beneficii specifice

· Soluția este proiectată după principiile orientate utilizator (user-centric) în scopul ușurării completării și urmăririi datelor. Se aplică de asemenea principiul RACI de separare pe roluri în cadrul fluxului, asigurându-se funcții de control, monitorizare și raportare în timp real a activității.

· Transparența este asigurată de un mediu comun şi centralizat de acțiune.

· Privilegiile şi drepturile de acces şi operaţiune sunt garantate prin sistemul de autentificare centralizată Active Directory preexistent în cadrul Facultăţii.

· Auditul și jurnalizarea sunt asigurate de către sistemul de management al documentelor. Beneficiarii sistemului trebuie Informați și Responsabilizați în legătură cu operațiunile de auditare și jurnalizare în timp real.

Tehnologiile utilizate

· Windows Server 2008 Standard R2 x64b + SP1

· Microsoft SQL Server Standard Edition (64-bit)R2

· Microsoft SharePoint Server 2010 Enterprise (64-bit)

· Microsoft Office Excel 2010

· Microsoft SharePoint Designer 2010 (64 bit)

· Microsoft Office InfoPath 2010

Schema generală de flux

Funcționalitatea

Pasul 1 este reprezentat de înregistrarea candidaților pe site pentru accesul la formularele de înscriere la Facultate.

Pasul 2 este reprezentat de completarea fișei de înscriere la facultate… (14 minute!)

Etapa de înscriere este una destul de stufoasă, fișa fie ea off-line sau on-line conținând destul de multe câmpuri.

În cazul în care apar nereguli în completarea fișei apare un schimb de mesaje generate de workflow-ul de modificare a fișei de către operatorul de admitere.

Cam asta a fost. În spate este mult InfoPath, SharePoint, Baze de date și o echipă ambițioasă pe care trebuie să-i enumerăm… și le dăm și funcții sugestive… chiar dacă nu au fost chiar așa.

• – dl. prof. Marin Fotache – Technical Manager
• – Cătălin Strâmbei – Oracle DBA
• – Mugurel Patrichi – Content Manager
• – Florin Matran – Account Operator
• – Natalia Suicimezov – InfoPath Form Designer
• – Valy Greavu – SharePoint Workflow Designer
• – Puiu Ungureanu – Master Operator

Dacă aveți păreri de îmbunătățire sau nevoie de clarificări nu ezitați să ne scrieți. Atenție licențele de SharePoint prin MSDN AA nu sunt aplicabile pentru acest sistem, noi achiziționând licență separată pentru Internet Services (academică desigur) pentru a putea realiza Admiterea on-line.

Ne “vedem” la admiterea de toamnă pentru Mastere.