De foarte multe ori în Excel trebuie să urmărim linii de date pentru a compara valori sau alte scopuri. Dacă totul este în negru pe alb, operațiunea devine obositoare. Cea mai comună operațiune este să delimitezi cumva liniile între ele prin aplicarea unei formatări de tip Table din meniul Home. Se dă click pe prima celulă din tabelul de date apoi se selectează opțiunea Format as Table. Sigur acest lucru ne va ajuta ulterior și la formule prin ușurarea modului de scriere a referințelor din acestea.

Ce facem în schimb când tabelul nostru nu permite formatarea ca un Table? Cum adică să nu meargă?

Iată un mesaj de eroare mai jos.

Sau atunci când datele sunt ținute în formatul de raport direct și sunt „îmbunătățite” cu multe operațiuni Merge sau alte formatări „faine”.

În cazul în care nu doriți să utilizați formatarea ca tabel, există opțiunea formatării manuale… Glumeam, desigur! :)

Pentru formatarea alternativă cu o culoare de fundal, putem încerca utilizarea formatării condiționate bazate pe linia pe care se află datele.

Ca să aflăm valoarea liniei pe care se află datele putem utiliza funcția =ROW(). Funcția respectivă returnează un număr par sau impar care împărțit la 2 va returna un număr cu zecimale xyz,5 pentru numerele impare și un număr fără zecimale pentru numerele pare. Folosind funcția de determinare a întregului (INT()) din împărțirea numărului liniei la 2 și scăzând această valoare din valoarea inițială vom obține alternativ pentru liniile din Excel valorile 0 (zero) sau 0,5. Pe baza acestei valori putem aplica formatarea condiționată și aceasta se păstrează pentru tot tabelul de date indiferent dacă facem sortare sau filtrare.

În final funcția de determinare a rândului par sau impar ar trebui să fie:

=ROW()/2-INT(ROW()/2)

Pas cu pas.

1. Se selectează prima celulă din tabelul cu date;
2. Se apasă combinația de taste Ctrl+A pentru selectarea întregului tabel
3. Din meniul Home se alege Conditional Formatting, New Rule

   

4. În fereastra New Formatting Rule se alege opțiunea Use a formula to determine which cells to format apoi în secțiunea de formulă se introduce formula:

   =ROW()/2-INT(ROW()/2)=0
   

   

5. Se apasă apoi butonul Format și din secțiunea Fill se alege culoarea de fundal dorită după care se confirmă cu Ok.

    

   Observație: În cazul în care capul de tabel începe de la o linie pară și nu doriți ca acesta să fie formatat la fel cu restul liniilor atunci puteți folosi funcția: =ROW()/2-INT(ROW()/2)>0
   

Microsoft are pe site-ul său o metodă mai elegantă dar puțin mai abstractă a acestei formule, recomandând utilizarea funcției MOD. Conform articolului, funcția de la punctul 4 din etapele de mai sus devine:

=MOD(ROW();2)=0

Cam atât. Sper să vă fie util!

De foarte multe ori în activitățile noastre zilnice realizăm foi de calcul în Excel pe care le modificăm pe parcursul mai multor zile. În lipsa unui sistem de management al documentelor (gen SharePoint on-premises sau din Office 365), o practică defectuoasă, frecvent întâlnită, este aceea de a salva același fișier cu nume diferite și stadii diferite ale documentului: Listapreturi v1, Listapreturi final, Lista preturi final v2, și așa mai departe. Dacă trebuie să trimitem același fișier pentru modificări și revizii la alți colegi sau chiar la parteneri externi, manipularea datelor devine și mai greoaie, pentru că trebuie să identificăm modificările efectuate.

Nu știu câți dintre cititori folosesc utilitarul Spreadsheet Compare din edițiile 2013 și mai noi ale pachetelor Office. Acest articol își propune să prezinte sumar acest utilitar.

Dacă nu aveți instalat acest instrument pe calculator puteți opta pentru versiunea de control a versiunilor cu ajutorul funcției IF().

În exemplul din acest articol dispun de două versiuni ale aceluiași fișier, format din două foi de calcul: Lista stocuri V1.xlsx și Lista stocuri V2.xlsx salvate local în același director. Ele pot fi stocate și pe discuri diferite.

Pentru a deschide utilitarul dați click pe butonul Start și tastași numele utilitarului după care îl deschideți.

După deschidere apăsați butonul Compare Files și căutați cele două fișiere pe disc.

Puteți compara doar două fișiere odată, nu mai multe.

Apăsați apoi Ok și așteptați.

Fereastra de rezultat este împărțită în mai multe zone: conținutul celor două fișiere cu evidențierea modificărilor, zona de opțiuni pentru modificări, zona de detalii ale modificărilor și statistici cu numărul de modificări.

În imagine este specificat faptul că în a doua foaie de calcul a fost adăugată o nouă linie și apar valori diferite în fișierul al doilea prin introducerea lor (cele cu verde) sau valori modificate de formule în urma modificării valorilor introduse (cele cu turcoaz… – bărbații căsătoriți mă înțeleg ).

Opțiunile de afișare pot fi activate sau dezactivate din meniul de culori din partea stângă jos pentru a reflecta exact ceea ce dorim să evidențiem.

Operațiunile de Export a rezultatelor din meniu: Export Results și Copy Results to Clipboard pot fi utile în operațiunile de auditare a modificărilor și o evidențiere în timp a acestora.

În cazul în care fișierele Excel sunt protejate cu parole la deschidere, se pot gestiona parolele de acces cu ajutorul butonului Options, secțiunea Passwords.

Specificul secțiunii de parole este că ele nu sunt asociate unui fișier ci pur și simplu putem trece o listă de parole pe care le folosim la fișiere. Utilitarul încearcă toate parolele pe rând pentru a deschide fișierele.

Sper să vă fie util!