De foarte multe ori în activitățile noastre zilnice realizăm foi de calcul în Excel pe care le modificăm pe parcursul mai multor zile. În lipsa unui sistem de management al documentelor (gen SharePoint on-premises sau din Office 365), o practică defectuoasă, frecvent întâlnită, este aceea de a salva același fișier cu nume diferite și stadii diferite ale documentului: Listapreturi v1, Listapreturi final, Lista preturi final v2, și așa mai departe. Dacă trebuie să trimitem același fișier pentru modificări și revizii la alți colegi sau chiar la parteneri externi, manipularea datelor devine și mai greoaie, pentru că trebuie să identificăm modificările efectuate.
Nu știu câți dintre cititori folosesc utilitarul Spreadsheet Compare din edițiile 2013 și mai noi ale pachetelor Office. Acest articol își propune să prezinte sumar acest utilitar.
Dacă nu aveți instalat acest instrument pe calculator puteți opta pentru versiunea de control a versiunilor cu ajutorul funcției IF().
În exemplul din acest articol dispun de două versiuni ale aceluiași fișier, format din două foi de calcul: Lista stocuri V1.xlsx și Lista stocuri V2.xlsx salvate local în același director. Ele pot fi stocate și pe discuri diferite.
Pentru a deschide utilitarul dați click pe butonul Start și tastași numele utilitarului după care îl deschideți.
După deschidere apăsați butonul Compare Files și căutați cele două fișiere pe disc.
Puteți compara doar două fișiere odată, nu mai multe.
Apăsați apoi Ok și așteptați.
Fereastra de rezultat este împărțită în mai multe zone: conținutul celor două fișiere cu evidențierea modificărilor, zona de opțiuni pentru modificări, zona de detalii ale modificărilor și statistici cu numărul de modificări.
În imagine este specificat faptul că în a doua foaie de calcul a fost adăugată o nouă linie și apar valori diferite în fișierul al doilea prin introducerea lor (cele cu verde) sau valori modificate de formule în urma modificării valorilor introduse (cele cu turcoaz… – bărbații căsătoriți mă înțeleg ).
Opțiunile de afișare pot fi activate sau dezactivate din meniul de culori din partea stângă jos pentru a reflecta exact ceea ce dorim să evidențiem.
Operațiunile de Export a rezultatelor din meniu: Export Results și Copy Results to Clipboard pot fi utile în operațiunile de auditare a modificărilor și o evidențiere în timp a acestora.
În cazul în care fișierele Excel sunt protejate cu parole la deschidere, se pot gestiona parolele de acces cu ajutorul butonului Options, secțiunea Passwords.
Specificul secțiunii de parole este că ele nu sunt asociate unui fișier ci pur și simplu putem trece o listă de parole pe care le folosim la fișiere. Utilitarul încearcă toate parolele pe rând pentru a deschide fișierele.
Sper să vă fie util!
Valy Greavu - Live Blog 