Procedura de prevenție, detecție și sancțiune anti-plagiat – Dezbatere publică

În urmă cu ceva timp am publicat un articol SafeAssign pentru lucrările de disertație și licență. Astăzi se pare că avem nevoie de mai mult, de aceea propun dezbaterii publice o procedură cu privire la metodele de prevenire, detecție și sancționare a cazurilor de plagiat din cadrul FEAA, Iași.

Documentul de mai jos este o propunere și vă sunt recunoscător pentru contribuțiile în îmbunătățirea acestuia. El are format de procedură cu numerotare. Pentru cei care doresc să ajute, vă rog să citiți în detaliu procedura, și să notați într-un fișier text observațiile după care să le publicați în secțiunea comentarii sau să mi le trimiteți pe e-mail.

Sursele de inspirație pentru realizarea documentului sunt articolul de mai sus și referințele web de la final, în ordinea importanței lor.

 

1 SCOP

Scopul acestei proceduri este prezentarea activităților premergătoare, curente și ulterioare care sunt întreprinse de factorii responsabili și de execuție din cadrul FEAA, în situația apariției cazurilor de plagiat.

1.1. Indicatorii de performanță ai procesului:

  • Un procent cât mai mic de cazuri de plagiat academic în rândul studenților, masteranzilor, doctoranzilor într-un semestru.

1.2. Premise:

  • Prezenta procedură are drept scop detecția și combaterea plagiatului în cadrul Facultății de Economie și Administrarea Afacerilor din carul UAIC Iași;
  • Prezenta procedură nu reprezintă o formă completă și exhaustivă de detecție și combatere a plagiatului;
  • Prezenta procedură nu exonerează cadrele didactice de citirea și verificarea în paralel a lucrărilor de licență, disertație sau doctorat;
  • De prevederile prezentei proceduri nu se poate preleva nici un student, masterand sau doctorand al facultății;
  • Aceasta procedură poate suferi modificări în timp în scopul îmbunătățirii procesului de prevenție, detecție și sancționare ale celor implicați;
  • Necunoașterea prevederilor acestei proceduri nu exonerează studenții, masteranzii sau doctoranzii de prevederile și sancțiunile acesteia;
  • Procentele de scanare electronică a lucrărilor nu este o cifră exactă și o cifră aproximativă care trebuie analizată în detaliu de autorul scanării;
  • Studenții, masteranzii sau doctoranzii nu au acces direct la sistemul de scanare anti-plagiat.

2 DOMENIUL DE APLICARE

Această procedură se aplică studenților, masteranzilor sau doctoranzilor înscriși la diferite forme de învățământ sau specializări în cadrul Facultății de Economie și Administrarea Afacerilor din cadrul UAIC, Iași.

3 REFERINȚE NORMATIVE

Organizarea și desfășurarea procesului are la bază prevederile următoarelor documente:

1) Legea nr. 1 din 5 ianuarie 2011 – Legea educației naționale – Legea învățământului;

2) Legea nr. 87 din 13 aprilie 2006 pentru aprobarea Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 75/2005 privind asigurarea calității educației;

3) OUG nr. 75/2011 privind modificarea si completarea OUG nr. 75/2005 privind asigurarea calității educației;

4) Ordonanța nr. 28/2011 pentru modificarea și completarea Legii nr. 206/2004 privind buna conduită în cercetarea științifică, dezvoltarea tehnologică și inovare;

5) SR EN ISO 9001 : 2008 Sisteme de Management a Calității. Cerințe;

6) Regulamente interne ale facultății.

4 DEFINIȚII ȘI PRESCURTĂRI

4.1 Definiții

4.1.1. Integritatea academică: răspundere pentru calitatea activităților academice desfășurate, onestitate în munca realizată, respect pentru comunitatea intelectuală din care fiecare student, masterand sau doctorand face parte.

4.1.2. Frauda academică: acțiunea unui student, masterand sau doctorand care are ca rezultat falsificarea evaluării academice a respectivului student/masterand/doctorand sau a altui student/masterand/doctorand.

4.1.3. Plagiatul academic: expunerea într-o operă scrisă sau o comunicare orală, inclusiv în format electronic, a unor texte, expresii, idei, demonstrații, date, ipoteze, teorii, rezultate ori metode științifice extrase din opere scrise, inclusiv în format electronic, ale altor autori, fără a menționa acest lucru și fără a face trimitere la sursele originale;

4.1.4. Coautor al unei publicații: orice persoană nominalizată în lista de autori a unei publicații științifice;

4.1.5. Confecționarea de rezultate sau date: raportarea de rezultate sau date fictive, care nu sunt rezultatul real al unei activități de cercetare-dezvoltare;

4.1.6. Falsificarea de rezultate sau date: raportarea selectivă sau respingerea datelor ori a rezultatelor nedorite; manipularea reprezentărilor sau a ilustrațiilor; alterarea aparatului experimental ori numeric pentru a obține datele dorite fără a raporta alterările efectuate;

4.1.7. Autoplagiatul: expunerea într-o operă scrisă sau o comunicare orală, inclusiv în format electronic, a unor texte, expresii, demonstrații, date, ipoteze, teorii, rezultate ori metode științifice extrase din opere scrise, inclusiv în format electronic, ale aceluiași sau acelorași autori, fără a menționa acest lucru și fără a face trimitere la sursele originale.

4.2 Abrevieri

4.2.1. UAIC – Universitatea ”Alexandru Ioan Cuza” Iași

4.2.2. FEAA – Facultatea de Economie și Administrarea Afacerilor

5 RESPONSABILITĂȚI

5.1. Proprietarul procesului documentat în această procedură privind plagiatul academic în rândul studenților, masteranzilor sau doctoranzilor este Biroul Consiliului Facultății și răspunde în această calitate de:

  • · studiază toate cazurile de fraudă și/sau plagiat care îi sunt aduse în atenție;
  • · informează studentul, masterandul sau doctorandul în cauză cu privire la deciziile luate, sancțiunile impuse, modalitatea de aplicare a sancțiunilor;
  • · studiază contestațiile și înștiințează studentul, masterandul sa doctorandul în cauză cu privire la hotărârile luate;
  • · propune Conducerii Facultății exmatricularea studentului, masterandului sau doctorandului.

5.2. Alte persoane cu responsabilități în procesul documentat sunt: Comisia de examen, Departamentul e-learning, studenții, masteranzii sau doctoranzii implicați în cazuri de fraudă și/sau plagiat.

5.3. Responsabilitățile departamentului e-learning sunt:

  • · aduc în atenția Biroului Consiliului Facultății situațiile de fraudă și/sau plagiat;
  • · informează studenții, masteranzii sau doctoranzii suspectați de fraudă și/sau plagiat.

5.4. Responsabilitățile studenților, masteranzilor sau doctoranzilor sunt:

  • · colaborează cu Biroul Consiliului Facultății pe tot parcursul investigațiilor, punând la dispoziție toate documentele cerute;
  • · se supune deciziilor Biroului Consiliului Facultății și Conducerii Facultății;
  • · se supune sancțiunilor impuse.

6 PROCEDURA

6.1 Diagrama de context

diagrama

6.1.1. Pas 1 – Studentul realizează lucrarea și o prezintă profesorului coordonator

6.1.2. Pas 2 – Profesorul coordonator evaluează lucrarea după propriile sale valori științifice.

6.1.3. Pas 2.1. – Profesorul încarcă lucrarea în SafeAssign din BlackBoard. Profesorul va selecta opțiunea: Submit as draft (do not add papers to Institutional Search Database) în momentul încărcării. După o perioadă de timp (5-10 minute) profesorul poate vizualiza procentul de plagiat oferit de sistem.

6.1.4. După afișarea procentului, profesorul va accesa raportul de scanare și va verifica dacă lucrarea este încărcată complet în raport. În cazul în care raportul nu conține lucrarea în mod integral, va elimina lucrarea din sistem și o va încărca din nou în format PDF.

6.1.5. În cazul în care procentul este mai mare sau egal decât 40%, dar și în celelalte cazuri, profesorul va accesa raportul pentru a studia sursele de copiere a textului din lucrare.

6.1.6. Profesorul poate, dar nu este obligat, să salveze raportul de scanare pe calculatorul propriu și să îl partajeze cu studentul pentru efectuarea de modificări ale pasajelor copiate.

6.1.7. În cazul în care procentul de copiere este de 100% și la referințe apare o singură referință, profesorul va investiga cine este autorul lucrării din care s-a plagiat. În cazul în care nu are acces la acea lucrare va apela la Departamentul e-Learning pentru investigații suplimentare.

6.1.8. Pas 2.2. – Profesorul va elimina lucrarea din sistem pentru a preveni duplicarea conținutului în momentul scanării oficiale care va fi realizată de Departamentul de e-Learning. În cazul în care profesorul uită să elimine lucrarea din sistem, iar la scanarea oficială se detectează un procent de 100% din lucrare, se va declanșa procesul de investigație și aplicarea sancțiunilor prevăzute de această procedură.

6.1.9. În cazul în care profesorul coordonator decide că lucrarea de licență, disertație sau doctorat, trebuie refăcută integral, fișierul aferent poate rămâne în sistem pentru a constitui bază de scanare pentru eventuale tentative de modificare superficială a lucrării.

6.1.10. Pas 3 – Studentul va salva lucrarea în varianta finală, o va inscripționa pe CD sau DVD în format: PDF, DOC, DOCX, RTF, TXT. Textul trebuie să poată fi copiat din documentul respectiv.

6.1.11. Numele fișierului salvat pe CD/DVD trebuie să fie de forma: NUME INITIALA TATALUI PRENUME – Titlul lucrării. Numele fișierului NU trebuie să depășească 127 de caractere!

6.1.12. Pas 4 – Studentul va tipări lucrarea conform normativelor în vigoare și va depune lucrarea și CD/DVD la Comisia de Licență, Disertație sau Doctorat.

6.1.13. Pas4.1. – Studentul depune odată cu lucrarea tipărită CD/DVD cu lucrarea inscripționată conform specificațiilor de la Pas 3. Comisia nu va verifica integritatea conținutului fișierului. CD/DVD-urile vor fi transmise la Departamentul e-Learning care va copia fișierele pe calculatorul local.

6.1.14. În momentul predării unei lucrări în format electronic, studentul, masterandul sau doctorandul consimte implicit introducerea textului în baza de date a programului de detectare a plagiatului și confruntarea cu lucrările originale.

6.1.15. În cazul în care Departamentul e-Learning nu poate copia conținutul CD/DVD-ului va face un centralizator cu numele și titlul lucrării și va publica lista CD/DVD-urilor care nu pot fi citite și va afișa lista pe Portal în secțiunea Licență, Disertație sau Doctorat după caz. Studenții care nu livrează în termen de 24 de ore de la afișare un fișier care poate fi citit, vor fi eliminați automat din examenul de Licență, Disertație sau Doctorat.

6.1.16. Pas 5 – Departamentul e-Learning va deschide rând pe rând fișierele de la studenți, va copia tot textul din document și va crea un nou fișier de tip Text în aplicația Notepad sau echivalentă cu conținutul original al fișierului primit de la Comisia de licență, Disertație sau Doctorat. Numele noului fișier text va fi același cu numele fișierului de pe CD. După salvare fișierul text se va încărca în baza de date pentru scanare.

6.1.17. Fișierul text va fi investigat sumar pentru a depista eventuale caractere ”albe” sau caractere speciale din documentul original. Lucrările care conțin astfel de caractere în mod repetat, abuziv vor fi clasificate într-un Raport de fraudă care va fi înaintat către Biroul Consiliului Facultății pentru investigare și aplicarea sancțiunilor.

6.1.18. Raportul de fraudă va fi publicat până la susținerea publică a lucrărilor pe Portalul facultății în Licență, Disertație sau Doctorat după caz.

6.1.19. Pas 6 – Departamentul de e-Learning va realiza un Raport de scanare care va fi înaintat către Biroul Consiliului Facultății pentru investigare și aplicarea sancțiunilor sau aprobare după caz.

6.1.20. Procentele de plagiat sub 40% sunt acceptate pentru susținere publică iar profesorii din comisii NU pot motiva respingerea unei lucrări de la susținerea publică pe baza unui procent mai mic strict de 40%, dar au libertatea de a evalua o lucrare conform propriilor valori și a normativelor în vigoare.

6.2 Descrierea activităților în caz de detecție a plagiatului

6.2.1. În cazul în care se constată o situație de fraudă și/sau plagiat, Biroul Consiliului Facultății va decide eliminarea lucrării de la susținerea publică și aplică următoarele sancțiuni studentului, masterandului sau doctorandului: avertisment scris și/sau exmatriculare.

6.2.2. Studentul, masterandul sau doctorandul în cauză are posibilitatea de a face contestație timp de 24 de ore de la incident. Biroul Consiliului Facultății poate soluționa cazul favorabil studentului, masterandului sau doctorandului, acțiunea fiind astfel finalizată.

6.2.3. Dacă în urma studierii cazului, Biroul Consiliului Facultății constată frauda și/sau plagiatul, stabilește sancțiunile și informează studentul, masterandul sau doctorandul cu privire la sancțiunile impuse, în curs de 24 de ore, urmând aplicarea sancțiunilor.

6.2.4. Sancțiunile impuse unui student, masterand sau doctorand vor fi consemnate în dosarul personal al acestuia.

6.3 Sancțiuni impuse în caz de plagiat

6.3.1. În cazul în care lucrarea a fost declarată respinsă, va fi declarată nulă de către Biroul Consiliului Facultății, iar studentului, masterandului sau doctorandului îi va fi interzisă participarea la viitoarele examinări timp de 12 luni. Dacă studentul, masterandul sau doctorandul a plagiat o lucrare de licență, disertație sau doctorat, coordonatorul științific va fi sancționat prin suspendarea drepturilor de a coordona lucrări de finalizare a studiilor, până la soluționarea cazului.

6.3.2. În cazul în care prin orice formă, inclusiv cele de la punctul 6.1.17, studentul încearcă să fraudeze sistemul de detecție a plagiatului, Biroul Consiliului Facultății, pe baza Raportului de fraudă, va dispune eliminarea lucrării din examen, exmatricularea studentului, masterandului sau doctorandului căruia îi va fi interzisă participarea la viitoarele examinări timp de 24 luni.

6.4 Excepții pentru analiza procentului de plagiat

6.4.1. Biroul Consiliului Facultății poate decide diminuarea procentului de plagiat al unei lucrări de licență, disertație sau doctorat în unul din următoarele cazuri:

  • · Texte ale autorului, incluse în lucrări sau proiecte predate la disciplina Proiecte economice și care au fost incluse și în lucrarea de licență;
  • · Texte ale autorului incluse în referate de specialitate susținute public la diferite concursuri studențești, olimpiade sau reviste științifice incluse și în lucrarea de licență, disertație sau doctorat;
  • · Texte ale autorului incluse în referate de doctorat susținute public, incluse și în lucrarea de doctorat.

6.5 Prevenirea plagiatului

Pentru a preveni plagiatul în rândul studenților, masteranzilor sau doctoranzilor, tutorii de an și/sau persoanele responsabile oferă, încă de la începutul activității academice, cât mai multe informații cum ar fi:

  • · definiția fraudei și a plagiatului
  • · exemple de cazuri concrete
  • · sancțiuni impuse
  • · modul de soluționare a cazurilor
  • · explicarea metodologiei de întocmire a unei lucrări științifice
  • · metodica studiului și a pregătirii pentru examen
  • · discuții libere
  • · materiale de informare: flyere, postere etc

7 ÎNREGISTRĂRI

7.1. Raport de fraudă

7.2. Raport de scanare

7.3. Decizia Biroului Consiliului Facultății

8 RESURSE

8.1. Identificarea necesarului de resurse este asigurată de către Biroul Consiliului Facultății.

8.2. Pentru derularea procesului documentat sunt necesare trei categorii de resurse: umane, materiale și financiare.

8.3. Biroul Consiliului Facultății transmite spre aprobare Conducerii Facultății necesarul de resurse.

===== Final procedură ======

Aștept timp de o săptămână comentarii și sugestii.

Referințe web:

Experiment de e-learning: The Challenge

 

”Educația este o descoperire progresivă a propriei noastre ignoranțe!” (Will Durant)

 

Au trecut câțiva ani de la ultima postare din această categorie. De ce nu am mai scris? Poate pentru că nu am mai avut motivația necesară, sau inspirația, sau poate pur și simplu am considerat că orice experiment poate avea un final. Nu neg, că undeva într-un colț al minții am început să am îndoieli cu privire la capacitatea studenților de a fi altfel de la generație la generație și aceea că aș mai putea fi surprins cu ceva: toți vor să treacă examenele indiferent de notă sau nu și puțini chiar ar vrea să rămână cu ceva în cap după. Și atunci de ce să-ți mai bați capul? Păguboasă gândire… care-i duce pe mulți în rutina de a nu mai face nimic. Și ce-i mai rău pentru o instituție academică decât a veni la Universitate ca la Fabrică?

În drumul decadent al delăsării, sunt unii mai norocoși care se întâlnesc întâmplător, sau știu să ceară, să primească și să accepte un feedback corect.

Revenind, cred ca de la o generație la alta studenții sunt la fel de valoroși. Există o serie de diferențe culturale, absolut normale, o serie de diferențe de motivație… normale cred… și cel mai important o diferență de vârstă. Suntem tentați să ne ”judecăm”, ”clasificăm” și ”etichetăm” studenții prin prisma propriilor noastre valori și, mai rău de atât, prin raportare la un context economico-social diferit (din trecut). Cantitatea de neuroni nu scade odată cu timpul, statistic ea chiar crește. Accepțiunea generală conform căreia studenții nu mai citesc, nu mai sunt curioși, nu aprofundează pe un domeniu, nu combat argumentat, cred că ar trebui să ne dea de gândit că, în fapt, ei sunt victimele sistemului creat, întreținut și propovăduit de majoritatea dintre noi, în timp, punctual sau în general.

Rar îi este dat unui profesor să vadă acea lumină a înțelegerii în ochii studentului, pentru că, de cele mai multe ori nu o caută. Dar dacă o vedem, e mare păcat să nu dăm o șansă. Și astfel am ajuns la cele de mai jos…

Context: Evaluare de la distanță.

Obiectiv: Evaluare corectă a cunoștințelor pentru două capitole de curs (unul recapitulativ și unul nou).

  • Număr studenți: >100
  • Timp alocat: 60 minute
  • Interval orar de susținere: 21:00 cu ultima intrare la 23:00.
  • Riscuri potențiale:
    – căutarea și găsirea răspunsurilor în suportul de curs;
    – lucru în grupuri pentru răspuns mai exact;
  • Format întrebări: un singur răspuns și răspunsuri multiple. Nu există întrebări fără răspuns și nici întrebări cu toate variantele de răspuns valabile. All or nothing – dacă la întrebările multiple nu au bifat toate variantele corecte întrebarea nu era luată în calcul.
  • Bază de întrebări: >200
  • Formatul de alocare a întrebărilor: aleator din baza de întrebări.

și acum bomba…

  • Numărul de întrebări per test: 100!!!

Conform celor mai bune practici, nu trebuie să aloci mai puțin de 1 minut per întrebare. Există examene profesionale în care se poate merge și până la o întrebare la 30 de secunde, dar acelea sunt teste la un alt nivel decât cel așteptat în cadrul primului ciclu de studii universitare.

În discuțiile cu studenții, înainte de test, o parte dintre ei au fost surprinși de numărul mare de întrebări, dar unii au luat-o ca pe o provocare, fapt care a dus la numele acestui experiment: The Challenge. Am pornit de la premisa că sigur nu vor reuși să citească toate întrebările și să mai răspundă și corect la majoritatea. În context așteptările mele erau la un maxim de 50-60 de puncte, având în vedere că pe aceleași format de întrebări alocam doar 30 în 60 de minute la alte examene. Fără a face public, având drept justificare natura experimentală a examenului, decisesem deja ca top 10 indiferent de scoruri să fie avansat la punctajul maxim și celorlalți să li se mărească notele proporțional.

În final am avut surpriza să constat că mi-am subestimat studenții! Mai mult de 10 studenți au reușit să obțină un punctaj apropiat de 90.

Clopotul lui Gauss, atât de aplaudat de unii și contestat de alții, este suficient de elocvent, și nu știu de ce, încep să cred că nu e tocmai de contestat această formă de reprezentare a distribuțiilor.

 

Clopotul lui Gauss

La primul curs le-am mulțumit studenților pentru surpriza plăcută și i-am întrebat pe cei din Top 10, cum au reușit? Răspunsul a fost simplu: ”Am citit cursurile de 2 ori înainte!” 

Scorurile mici nu m-au interesat prea mult. Ele fac parte din statistică. :)

Dacă aveți comentarii, contestații sau propuneri de îmbunătățire vă mulțumesc anticipat!

Admiterea 2012 on-line – între modernism și reticență

Acest articol reprezintă o analiză personală a procesului de admitere on-line de la Facultatea de Economie și Administrarea Afacerilor și nu reprezintă părerea oficială a instituției. Orice opinie poate fi asimilată cu statutul meu profesional, dar nu poate afecta negativ imaginea instituției, având în vedere caracterul personal, particular, profesional și asumat al acestui blog.

 

Contextul

Un pic, parcă, neîncrezător (în mine), prin felul de a expune situația, sau de a cere părerea, Decanul FEAA, alături de domnul Prodecan din 2011, deschidea subiectul unei noi ere în Admiterea FEAA, nou de fapt și pentru întreg învățământul academic ieșean, pe care atât de mult ni-l imaginăm modern și pe care îl dorim în topurile mondiale. Era vorba despre admiterea on-line, care să permită candidaților din localități mai îndepărtate să se poată înscrie la facultate fără a fi nevoiți să se deplaseze până la Iași. Mai mult de atât, pe fondul crizei economice, Decanul a luat decizia de a reduce taxa de admitere pentru dosarele on-line cu 50 de lei. Mulți dintre noi nu înțeleg diferența dintre 250 și 200 de lei, dar pentru mulți candidați asta poate însemna costul unui abonament la telefon pe o lună, sau costul unui bilet redus până la mare, sau o cămașă, un tricou, un spray eventual, sau de ce nu, o seară în oraș cu prietenii la discotecă, pizza sau tot felul de sucuri printre care și de hamei.

Cumulăm economia de timp, oameni și spații angrenați în admitere, puteam spune pe vremea respectivă că era o afacere win-win… chiar dacă și zilele acestea le explicam colegilor că este mai ieftin sa faci admitere on-line decât clasic…

Și astfel a apărut Admiterea on-line 2011. Un pic grăbit sistemul, un pic poate prea complicat și mai ales fără suportul meu, pentru că exact în ziua în care am terminat aplicația, la ora 13 aveam avion spre New York pentru a face parte din juriul celei mai mari competiții studențești pe teme de IT din lume: Imagine Cup.

 

Promovarea

Având în vedere că, în conformitate cu mai multe articole de pe internet, unul din patru români intră pe Facebook, iar bugetul de promovare era extrem de limitat, adică deloc, am ales calea de a promova totul prin Facebook. La câți oameni a ajuns mesajul nostru? Probabil la mulți din cei interesați, dar nu un număr suficient de mare pentru a fi considerat un succes!

image

Vedeți pe harta de mai sus o dispoziție teritorială în funcție de candidații care și-au creat conturi de acces în sistemul de Admitere on-line.

În mod normal, din cei 480 de candidați înregistrați, cea mai mare parte sunt din zona Moldovei. Pe grafic nu sunt reprezentați și cei 4 studenți din Chișinău. Cred că cei mai câștigați au fost candidații din Hunedoara, Satu Mare, Constanța și București, care au beneficiat de o reducere semnificativă a costurilor cu transportul până la Iași pentru înscriere. Sigur, în faza a doua trebuie să se prezinte pentru încheierea contractelor de studii și depunerea actelor în original.

Un chestionar simplu ne arată care au fost principalele mijloace de informare ale studenților legate de Admiterea la FEAA:

Mulțumim tuturor celor care au distribuit mesajele noastre!

La final cifrele sunt interesante:

  • 105 dosare complete la Științe Economice + 1 Respins din Italia.
  • 15 dosare complete la Administrație publică
  • 155 dosare complete la Master + 1 Respins care nu îndeplinea criteriile de discipline prealabile.

 

Aspectele critice

Sunt încă multe de reproșat unui astfel de sistem de admitere on-line. Unele critici le punem pe seama noastră, pe altele le justificăm prin lipsa timpului, dar întotdeauna pe cele mai importante le punem pe ”to-do list” pentru admiterea următoare.

Una din cele mai mari critici a fost adusă pentru componenta de plată on-line cu cardul. Am studiat ceva problema și până acum sistemul de plată care ni se-ar fi potrivit cel mai bine este cel de la PayU. Decizia de implementare nu-mi aparține, dar ar fi frumos să reușim într-un viitor.

Alt aspect critic a fost legat de procedura efectivă de admitere, care nu conține și o componentă pentru un examen de admitere. Aceste reguli de asemenea, nu le stabilim noi, dar un test general, fie el și grilă, ar putea fi susținut și on-line prin BlackBoard sau chiar implementat în SharePoint. Cel puțin un test de departajare sau de cunoștințe generale ar trebui susținut, după părerea mea. De exemplu din cei 480 de candidați înregistrați, 9 NU au completat o adresă de e-mail corectă, 3 și-au scris greșit prenumele iar jumătate nu au folosit caractere românești în numele lor, a localității sau județului.

Un alt aspect, critic, pe partea internă, este managementul incorect al timpului și al alocării activităților în așa fel încât să nu mai avem depășiri de termene în fluxurile de aprobare și verificare. Permanent am ținut informați candidații și conducerea despre stadiul procesării dosarelor on-line și a confirmării plăților de la bancă, folosind o listă de indicatori cantitativi.

image

Heirupismul ne caracterizează de multe ori, alimentat și de promisiunile ne-sustenabile de genul: vom găsi o formă de…, timp în care sub imperiul nopții noi procesăm dosare, iar soțiile noastre stau singure acasă, așteptându-ne cu copii mici în brațe.

Având în vedere faptul că permanent am interacționat cu candidații prin e-mail, telefonic, on-line, și cum nu toate merg întocmai ca la carte, am avut și neplăceri în colaborarea cu candidații, unul dintre cele mai negre feedback-uri venind pe linia e-mail-ui:

image

Cazuri și cazuri! Lipsa informării corecte este cumulată de multe ori cu nerecunoaștere și duc invariabil la ”împușcarea pianistului”. Înghițim invectivele de printre dinți (că doar nu suntem la mănăstire), vorbim frumos, răspundem prompt și corect și mergem mai departe.

 

Aspectele tehnice

Având în vedere specializarea mea tehnică, altă soluție decât SharePoint nu am găsit pentru a realiza admiterea on-line. Folosind fluxul de depunere a fișelor din admiterea clasică, l-am adaptat pe acestea în așa fel încât să fie cât mai ușor pentru candidații neexperimentați cu SharePoint să poată completa într-un mod cât mai natural fișele.

Puteți vedea în video-help modul în care se realiza completarea fișelor în on-line. Pentru stocarea fișelor am utilizat o listă clasică SharePoint cu peste 100 de coloane, iar formularul de introducere a datelor l-am personalizat cât mai aproape de ”clasic” în InfoPath.

Cel mai provocator din punct de vedere tehnic a fost realizarea listei cu atât de multe coloane, tipuri, opțiuni, valori implicite, valori de selectat.

image

Descrierea XML a câmpurilor am realizat-o prin concatenări succesive în Excel, apoi am generat scriptul PowerShell din imagine cu ajutorul căruia am creat rapid listele.

Pentru a asigura faptul că fiecare candidat își poate vedea doar fișa sa, am realizat un view public cu filtrare după autor, iar celelalte view-uri le-am eliminat din setările listei, precum și posibilitatea ca utilizatorii să-și poată crea propriile view-uri nefiltrate.

Pentru înregistrarea conturilor de acces pe site, am folosit tot o listă SharePoint, la care am conectat un fișier Excel pentru extragere, validare, prelucrare date introduse de candidați, generarea comenzilor de creare a conturilor în Active Directory și setare a grupului de utilizatori care pot introduce fișe pe site-ul de admitere. La acest fișier Excel am conectat un template Word în care am generat o scrisoare de tip mail-merge care trimitea automat e-mail prin intermediul Outlook-ului, în mod personalizat fiecărui utilizator, conținând instrucțiuni de conectare la site-ul de admitere.

Modelul de securitate trebuie să fie foarte restrictiv în astfel de situații, pentru că vorbim de foarte multe date cu caracter personal, orice scurgere de astfel de informații afectând ireversibil tentativele de a mai organiza astfel de admiteri pe viitor.

Surprinzător a fost însă faptul că nici un candidat nu a avut temeri legate de datele cu caracter personal. Teama cea mai mare a venit din neîncrederea în funcționarea unui astfel de sistem, alarmați și de fluxurile de lucru Verificare și Banca, activate automat pe fiecare fișă. Din cauza procedurilor de lucru cu banca s-a produs o întârziere de două zile pe fluxul de validare a încasărilor și confirmare a plății, fapt care a generat reacții cel puțin surprinzătoare. De exemplu, cel puțin doi candidați au renunțat la admiterea on-line, și au venit la facultate pentru a depune clasic dosarul, plătind o diferență de +50 lei.

Puteți urmări în acest video-help modul de funcționare a celor două fluxuri de aprobare.

Licența de SharePoint 2010 Standard for Internet Services, Academic Edition o avem achiziționată de 2-3 ani, pentru a putea oficializa parteneriatul cu Microsoft pe linia de promovare reciprocă și susținerea cu software pentru laboratoarele instituției noastre. Trebuie menționat că, în versiunea free a SharePoint (cunoscută și sub numele Foundation) nu se pot realiza toate funcționalitățile de care am beneficiat noi în versiunea utilizată.

 

Viitorul

Singura certitudine pe care o avem este că: viitorul este întotdeauna incert. Cel mai probabil vom continua să utilizăm platforme de aplicații de admitere on-line. O altă echipă de profesori și studenți de la masterul SIA sunt în stadiu avansat de realizare a unei aplicații integrate de admitere care să aibă componentele clasice și cele on-line integrate, nu ca acum, când trebuie să exportăm datele după finalizare către departamentul de baze de date.

Pe de altă parte, încă din 2011 anumite facultăți din Cuza ne-au cerut aplicația de admitere. Anul acesta cererea a fost reînnoită pe diferite canale. Unii oameni doresc să extindem Admiterea on-line pentru toată Universitatea, cu scopul de a da șansa câtor mai mulți candidați din țară să se înscrie la noi.

Personal mi-am arătat disponibilitatea de a pune la dispoziție platforma de admitere, dar dezvoltată în Cloud, beneficiind invariabil de puterea lor de calcul și disponibilitatea de necontestat. Mai trebuie specificat că planul de licențiere A2 în Cloud este complet gratuit pentru Universitățile din România. Trebuie să mulțumim și vremii, pentru că a fost caniculă și Dorel a stat la umbră, pentru că dacă dădea cu târnăcopul, ca de obicei prin Copou, făceam admitere on-line prin corespondență. :)

 

Impactul mediatic

    Mulțumim frumos!

    În loc de concluzii

    Cred că, din punct de vedere tehnic, implementarea soluției se poate încadra într-un exemplu mult mai larg de soluții pentru colaborare dintre instituții și consumatorii de servicii instituționale. Nu-i deloc greu să vezi de sus un proces, să vezi care sunt intrările în proces, care este fluxul de aprobare și feedback după care să produci rezultatele. Totul în deplină transparență și cu informarea permanentă și corectă a beneficiarului cu privire la stadiul procesării cererii sale. Vorbim de instituții moderne și transparente, în care cetățeanul este parte a procesului. Acesta este exemplul care ne arată că tehnologia este suficient de matură pentru așa ceva. Dar sunt oamenii pregătiți?

    Aceasta a fost Admiterea on-line 2012 la FEAA, sesiunea de vară. Mulțumim tuturor celor implicați!

    Blog la WordPress.com.

    SUS ↑