De foarte multe ori mi-a fost dat să văd în practica de zi cu zi diferite metode de colectare a datelor în Excel. De fiecare dată când am ocazia sau merg la cursuri în producție le recomand oamenilor să nu mai colecteze datele în Excel. Sunt zeci de alternative. Și dacă totuși o fac, măcar să nu mai țină datele în format merged.
În exemplul din imagine este un tabel cu 4 coloane, iar în coloana Nr. Crt și Nume Prenume este aplicat la anumite celule opțiunea de Merge cells (unirea mai multor celule).
De ce fac oamenii asta? Pentru că li se pare că este mai frumos… cred… dar niciodată nu cred că își pun problema de utilitate. Mai sunt cei care au auzit pe la ceva cursuri de baze de date despre conceptul de normalizare și eliminarea redundanțelor. Da, poate fi dubios să scrii un nume de mai multe ori, dar ca utilitate pentru calcule și operații este mult mai util.
O altă greșeală de operare din Excel pe care o întâlnim în acest caz este de a păstra datele în format de raport. Asta pentru eventualitatea când ar trebui să listeze acel tabel la imprimantă. Altfel, numărul curent nu are nici o relevanță atât timp cât datele sunt păstrate într-o ordine nespecificată… bazată probabil pe prima intrare.
Raportându-ne la principiul drumului știut, lași de cele mai multe ori oamenii să lucreze cum vor în acel Excel și să își facă treaba cum cred ei mai bine. Doar că apar probleme când trebuie să faci calcule și operațiuni sau verificări cu datele dintr-un astfel de tabel.
Și totuși cum facem un raport simplu, om cu om pe baza acelui tabel și suma aferentă?
Metoda 1: Subtotalurile
Pentru a realiza un subtotal pe merged tables trebuie să selectăm tot tabelul, după care accesăm meniul Data, Subtotal.
Avantajul este dat de timpul de totalizare a valorilor pentru fiecare Nume Prenume în cazul de față. De menționat că putem efectua mai multe tipuri de operații de bază (Use function) pe mai multe coloane specifice (At each change in) și putem efectua acea operație pe mai multe coloane.
Dezavantajul pentru tabelele cu multe linii este acela că nu poți face sau tipări prea simplu, un raport cu nume și total încasat de exemplu, pentru că odată cu restrângerea nivelurilor de subtotal (cifrele din stânga sus) ne apar doar valorile nu și liniile de sinteză.
Un mare dezavantaj, de fapt ca tot merge-ul în sine, este că dacă adăugăm o linie nouă pentru un Nume Prenume din tabel, va trebui să refacem merge-ul. Intre valorile vechi si celula nouă.
Metoda 2: Coloană adițională
Metoda coloanelor adiționale (ajutătoare) poate fi o tehnică foarte bună de rezolvare a problemelor complexe prin descompunerea acestora în subprobleme rezolvabile secvențial (treptat).
O propunere de rezolvare este de a implementa metoda redundanței pentru a putea face separat calcule sintetice.
În exemplul meu am adăugat coloana Linie (de fapt numărul curent pentru fiecare) și Nume, în care am completat cu o formulă simplă valorile de care ar fi nevoie pentru calcule într-un raport separat.
În celula E2 am scris formula: =IF(ISBLANK(A2);E1;A2)
În care: cheia este jucată de funcția ISBLANK(). Doar o singură celulă (cea de sus) dintr-un grup de celule merged conține valoarea afișată în grup. Restul sunt vide, de aceea le putem interpreta cu această funcție pentru a adăuga permanent valoarea de deasupra.
Marele avantaj al acestei metode este că permite folosirea de funcții de căutare pe tabel, de tipul INDEX cu MATCH dar și funcțiile dinamice.
Un model simplu de raport prezentat în imagine presupune utilizarea funcției SUMIF() pentru a aduna toate valorile de pe coloana Suma prin compararea coloanei F cu valoarea curentă.
Un dezavantaj al metodei este că de fiecare dată când adăugăm o linie nouă în tabel trebuie să copiem formula de mai sus pe coloana E și F pentru a putea obține raportul de Total corect.
Desigur că există și o metodă mai elaborată prin utilizarea funcțiilor dinamice, dar într-un alt articol.
Dacă vreți să exersați direct pe fișier, acesta poate fi descărcat de aici.
Sper să vă fie util!
Valy Greavu - Live Blog 