#SharePoint – List content types

Odată cu dezvoltarea oricărui sistem, apar tot mai multe încălcări ale procedurilor scrise sau a cutumelor în utilizarea acestora. Nu este o definiție ci o constatare empirică a ceea ce se întâmplă și pe la noi.

Sigur, unii oameni din sistem pot stipula faptul că nu au fost instruiți (trăinuiți :) ) în legătură cu facilitățile noi ale unui sistem. Sarcastic vorbind nu e mare lucru de trăinuit la a scrie un anunț într-un site din SharePoint.

Iată ce spune cutuma:

Se dă click pe New Item, Se scrie la Title, Body, Data de expirare și dacă este cazul se atașează ceva, apoi se apasă Save.

Așadar iată cum arată din ce în ce mai multe anunțuri pe un portal educațional și principalul motiv pentru care v-am povestit despre tema de astăzi:

Deci … ca să citesc anunțul trebuie să deschid acel PDF. Ne uităm în el:

Așadar: cadrul didactic a trimis un mail cu un anunț către secretară. Secretara, a luat fișierul și l-a postat la anunțuri ca fișier atașat. Fără nici o explicație, fără nici o dată de expirare. Ceea ce înseamnă că acesta nu este un anunț ci un continuum perpetuum. Nu este un caz izolat așa că trebuie luate măsuri.

Vă întrebați probabil ce era așa greu să copie datele din PDF și să le treacă direct la anunț? Nici eu nu pot înțelege. Aș putea întreba… dar dacă întrebi nu ieși prea bine… Dar dacă ești Admin?! :) Nu mai trebuie să întrebi …

Când un sistem nu mai funcționează pe principiile de gentleman’s agreement, pui gratii! Ridici Ziduri! Pui Bariere! Setezi restricții.

Cum impunem ordinea publicării informațiilor în SharePoint?

E oarecum simplu. Se merge la proprietățile listei de anunțuri și se modifică acele coloane pentru Body și Expire pe obligatorii și se limitează numărul de caractere de pentru Title.

Pas cu pas: din ribonul listei de Anunțuri se merge pe List, List Settings, în secțiunea Columns se dă click pe fiecare coloană în parte și din secțiunea

Additional Column Settings se selectează Yes pentru Require that this column contains information. De asemenea, se pot limita numărul de caractere de afișat de la 255 (implicit pentru Title) la un număr mai mic de caractere prin specificarea noii valori în caseta: Maximum number of characters. Se apasă apoi butonul Ok și se repetă procedura pentru toate celelalte coloane.

 

Problema se pune în contextul în care ai mai multe site-uri care conțin liste de anunțuri și în care întâmpinăm aceleași încălcări procedurale.

Pentru a rezolva problema aceasta trebuie să apelăm la setările întregului site și să modificăm proprietățile listei de anunțuri de la Site Content Types.

1. Pe pagina de pornire a site-ului accesăm Site Actions, Site Settings;
2. În secțiunea Galleries se accesează Site content types;
3. În secțiunea List Content Types, se accesează Announcement;
4. În secțiunea Columns se accesează fiecare coloană în parte și se personalizează prin alegerea opțiunii Required din secțiunea Column Settings;
5. Dacă pentru titlu dorim să limităm numărul de caractere pentru toate listele de anunțuri, va trebui să știm că vom afecta toate celelalte valori implicite ale coloanelor Title din toate listele din SharePoint. Pentru această operațiune va trebui din pagina coloanei Title să accesăm legătura Edit site column din secțiunea Site Column Information;
6. În pagina Change site column edităm valoarea câmpului Maximum number of characters din secțiunea Additional Column Settings.
7. Se apasă Ok în pagina Change site column,  apoi Ok în pagina  Change Content Type Column.

Cam asta ar fi. Din acest moment toate anunțurile nu vor mai putea fi publicate fără conținut și dată de expirare….

Really?! :) Ia analizați cu atenție imaginea de mai jos:

Deci ingeniozitate există… dar doar pentru a încălca regulile. Și cum nimic nu se termină în viața unui sistem, joaca aceasta de a Tom și Jerry cu încălcarea principiilor nu poate decât să ne ambiționeze să “săpăm” mai adânc, și mai adânc în interiorul sistemelor pentru a pune alte și alte restricții! Tristețea este că pentru coloanele de tip Body (multiple line of text) nu ai reguli de validare… așa că ar fi o idee să le scot atașamentele, nu? :)

 

Bonus off-topic

Feedback is the engine: În SharePoint 2010 studenții își pot exprima anonim aprecierea sau nemulțumirea legată de un anunț cu caracter general sau particular.

Și nu numai despre anunțuri ci și despre documente…. și multe altele.

Peace!