Având în vedere numărul mare de versiuni de SharePoint și ediții, vă supun atenției o serie de articole care să clarifice scurt și la obiect principalele funcționalități SharePoint pe domeniul formularelor de business. Prin formulare de business definesc un instrument care permite unui utilizator din business (fără cunoștințe de programare) crearea și personalizarea formularelor specifice introducerii de date și a publicării și accesului lor prin intermediul unui browser web.
Cel mai adesea tehnologiile SharePoint sunt cunoscute ca instrumente pentru managementul documentelor, multe implementări de SharePoint din România, și nu numai, folosesc în mare parte SharePoint-ul ca instrument de stocare a fișierelor Office și alte documente conexe, în cea mai mare parte sub forma unor librării de documente, cu sau fără: metadate, fluxuri de aprobare, content type-uri sau view-uri.
Librăriile de documente sunt întâlnite în toate versiunile de SharePoint și au majoritatea funcționalităților. Cea mai utilizată formă de organizare a fișierelor în aceste librării de documente se realizează pe modelul clasic de Foldere/Subfoldere fapt pe care noi îl considerăm util pentru utilizatori, ăn demersul de a înțelege utilizatea, dar neproductiv din punct de vedere al managementului fișierelor.
Tipurile de formulare
Pornind de la modul în care au fost definite la începutul acestui articol, în mod implicit în SharePoint, există două categorii de formulare:
- Formulare de completare a listelor
- Formulare cu salvare XML în biblioteci de formulare
Ambele tipuri de fomulare folosesc pentru personalizare aplicația InfoPath Designer. Pentru a putea fi capabil de personalizarea formularelor cu completare web, un SharePoint trebuie să aibă activat și configurat serviciul de InfoPath Forms Services. Au fost mai multe rumori legate de faptul că Microsoft a anunțat că va renunța la InfoPath asigurând suport până în anul 2023, dar s-au decis să implementeze versiunea actuală (InfoPath 2013) și în SharePoint 2016, cu promisiunea că vor pune la dispoziție instrumente și metodologii de migrare de la InfoPath la următoarele versiuni de Business Forms.
O listă completă a tipurilor de formulare care pot fi create de utilizatori poate fi găsită aici, iar cel mai elaborat articol, sau colecție de articole despre formularele InfoPath în zona enterprise poate fi consultat aici.
Versiunile în cloud
Având în vedere că SharePoint este un produs costisitor atât din punct de vedere al licențierii cât și al necesarului de resurse hardware și a costurilor de instalare, configurare, design și operare, recomandăm permanent evaluarea planurilor de SharePoint on-line. Tehnologia a ajuns suficient de matură pentru a asigura un nivel ridicat de stabilitate al Cloud-ului, iar posibilitățile de lucru off-line, chiar dacă nu sunt cele mai bune la ora actuală, sunt suficient de stabile pentru a asigura operarea în condiții de accesibilitate limitată la Internet.
Cea mai bună referință web de comparare a opțiunilor și prețurilor pentru versiunile de SharePoint on-line sunt cele de pe site-ul Office.com. Menționez că prețurile exprimate acolo sunt prețurile de catalog, unele dintre ele putând suferi ajustări în funcție de partenerul de la care achiziționați pachetul de servicii. De asemenea, există planuri specifice doar pentru SharePoint.
În acele planuri nu sunt incluse versiunile de Office 2016 care se lanzează pe data de 22 Septembrie 2015. Pentru cei care nu stiu pot descărca în mod gratuit o versiune trial de Office 2016. Interesant este că odată cu achiziția pachetelor de Office 365 care au Office inclus, clienții vor primi licențierea pentru noua versiune de Office 2016.
Edițiile cu InfoPath Services
On-premises:
- SharePoint Server 2010 Enterprise,
- SharePoint Server 2013 Enterprise
- SharePoint Server 2016 – Este doar anunțat pentru trimestrul II, 2016 dar puteți descărca un preview.
Oricare altă versiune: Standard sau Foundation nu permite accesul la formulare personalizate din Browser și nici customizarea formularelor pentru liste!
On-Cloud:
- Office 365 Enterprise E3
- Office 365 Government E3
- Office 365 Enterprise E4
- Office 365 Government E4
- SharePoint Online Plan 2
Pentru celelate versiuni trebuie identificate alte modele de creare și publicare a conținutului sub forma formularelor web.
Alternativele
În cazul în care versiunea de SharePoint pe care o aveți nu permite personalizarea unei liste în InfoPath atunci pentru a crea astfel de formulare aveți nevoie de aplicația InfoPath Filler.
Versiuni mai puțin productive de business forms pot fi considerate template-urile cu câmpuri construite în Word, Excel sau Access. În mediul productiv în schimb, formularele sunt construite ca aplicații sau webparts în .NET, dar această metodă nu face parte din obiectivele acestui articol.
Fiind o piață relativ mare, au apărut din ce în ce mai mulți furnizori de soluții pentru formulare: Nintex, K2, emgage, Pistachio, SpForm și altele. Pare interesantă și soluția celor de la Qdabra dar pare mult prea integrată cu InfoPath.
Dacă doriți să testați aplicații gratuite, Forms 7 pare a fi o alternativă… dar care nu cred că va putea avea aplicabilitate în mediile productive atât timp cât este încă într-o versiune Alpha.
Spre final să spunem un bun venit noului Office 2016!
Va urma!
Valy Greavu - Live Blog 