Localități din România în #Excel și metadate pentru #SharePoint

Astăzi de ziua României m-am hotărât să partajez cu voi un fișier pe care eu îl consider foarte util în activitatea de zi cu zi din mai multe domenii socio-economice.

Este vorba de lista tuturor localităților din România, grupate pe Regiuni, Județe, Superior (comună în cele mai multe cazuri). Pe lângă acestea puteți găsi în fișierul Excel și Codul SIRUTA (Sistemul Informatic al Registrului Unitatilor Teritorial – Administrative din Romania) care poate fi consultat la adresa: http://www.123coduri.ro/cauta-in-baza-de-date-coduri-siruta.php

Util pentru mulți dintre voi poate fi latitudine și longitudinea localității precum și adresa directă către localizarea geografică de pe Google Maps sau Bing Maps.

Fișierul ZIP poate fi descărcat de la adresa: https://1drv.ms/u/s!ApGubfWFh8NuhNdO5SQsVBsOLgXKiQ?e=am2e80

Fișierele nu conțin Macro-uri.

Câteva cazuri de utilizare în SharePoint

Metodele descrise mai jos au fost testate în SharePoint Server 2013 și SharePoint Online din Office 365.

Utilizarea ca listă

Pentru a utiliza datele în formatul de listă din SharePoint trebuie să parcurgeți următorii pași:

1. Deschideți fișierul Excel Localitati-Ro.xlsx
2. În meniul Table Tools, Design, Export, Export Table to SharePoint List
3. Tastați adresa site-ului în care doriți să utilizați aceste date după care numele listei și o scurtă descriere.
4. Apăsați Next, inventariați listele de câmpuri după care apăsați Finish.

Lista se crează în câteva minute bune, având în vedere numărul mare de înregistrări.

Atenție! Din cauza setărilor de performanță cu privire la limitarea numărului de înregistrări dintr-o listă, nu veți putea să vedeți toate înregistrările din listă.

Pentru detalii legate despre modul de schimbare a limitei de vizualizare în SharePoint on-premisses dar și impactul acesteia consultați articolul: How to Change the List View Threshold and Other Resource Throttling Settings sau pentru 2013, articolul: SharePoint 2013: List View Threshold.

Utilizarea ca metadate

Pentru a utiliza aceste informații ca metadate în SharePoint 2013 sau online trebuie să parcurgeți următoarea procedură:

1. Site Settings, Term store management
2. Săgeata în jos din dreptul Site Collection – Numele site-ului vostru, Import Term Set

3. În fereastra care apare alegeți șisierul CSV LocalitatiMetaImport.csv și apăsați Ok.
4. Apăsați Ok la final.

Metadatele create se pot utiliza în coloane specifice din Biblioteci de documente sau Liste. Pentru a mapa această coloană într-o bibliotecă de documente trebuie să parcurgeți următoarele etape:

1. Deschideți setările bibliotecii în care doriți să adăugați metadatele
2. Din secțiunea Columns a paginii de setări apăsați opțiunea Create column
3. Tastați numele coloanei, exemplu: Locație, alegeți opțiunea Managed Metadata, tastați descrierea
4. Selectați Localități din lista arborescentă de jos
5. Apăsați Ok

Ulterior pe biblioteca de documente, în momentul în care faceți upload puteți să tastați numele localității sau să îl alegeți din arborele de metadate. De asemenea, puteți folosi coloana de metadate ca filtru pentru documentele specifice.

Fișierul LocalitatiMetaImport.csv este salvat sub encoding UTF-8 pentru a permite utilizarea diacriticilor în numele localităților.

Pentru cei care doresc să citească mai multe detalii despre importul termenilor în structuri de metadate: Managed metadata input file format.

Sper să vă fie util și aștept cu interes feedback-ul vostru!